lunes, 25 de agosto de 2008

Mi lista de pendientes Access

Por lo visto tuvo mas acogida de la que esperaba la idea de un manejador de pendientes en Access... ese misterioso iconito morado que trae el Office pero que nadie sabe qué es. Estoy trabajando en el post completo acerca de cómo es y cómo lo hice, pero para que se entretengan por mientras, les doy un vistazo rápido.

En mi trabajo, tengo una característica particular (que muchos otros compartirán). A cada rato están entrando cosas nuevas por hacer, algunas urgentes, otras no tan urgentes. Cúando entran y qué tan urgentes son es casi aleatorio. Al principio las manejaba en un cuaderno, luego en Excel, y finalmente decidí probar con MS Access.

Esencialmente lo que hice fue una base de datos muy simple, que maneja pendientes. La base almacena la descripción, la prioridad que le asigno, y alguna información automática de fechas... por ejemplo fecha límite, la fecha en que lo ingresé, la fecha en que lo marqué como terminado, etc.




También la base de datos tiene un formulario de ingreso de pendientes, que me resulta muy completo según lo que yo ocupo hacer. Cuando entra un pendiente nuevo, lo ingreso en el formulario, y lo marco como "abierto". Conforme van ocurriendo cosas asociadas a ese pendiente las voy ingresando en el "Historial", y finalmente cuando queda concluido lo cambio a "cerrado", fin de la historia.

Por qué me gusta tanto este sistema? Sobre todo por lo fácil que se vuelve ingresar pendientes, y por el manejo de historial y fechas. Ese último detalle me ha salvado en mas de una ocasión: si llega alguien histérico a preguntar por qué no está terminado su reporte, puedo revisar en el momento el historial y encontrar que dos días antes les pedí información que nunca me entregaron... y tienen que irse con el rabo entre las patas.

Utilizando reportes, genero mis listas de pendientes para imprimir. Las puedo generar acomodadas por temas, o simplemente por prioridad. Por ejemplo puedo generar una lista que me dé agrupados mis pendientes de oficina, de clientes, de instituciones públicas, etc. De paso cada tema tiene una prioridad, por lo que los temas mas críticos para mí en ese momento aparecen de primero en la lista.

De paso, también le agregué una función de notas, que me permite ingresar notas que quedan fechadas. Esto me sirve, por ejemplo, para cuando algún cliente necio me dice que haga algo como él lo quiere (y no como tiene que ser). Meto la nota, y queda ahí almacenada con hora y fecha. Dos semanas después cuando llega a reclamarme por qué algo no se hizo según lo que había pedido originalmente al firmar... puedo fijarme en mi anotación y recordarle.

Un poco excesivo en detalle? Demasiada información para una lista de pendientes? Talvez, en algunos casos. Pero para mi día a día es justo la cantidad de información que ocupo para mantener un buen control sobre las cosas, y para poder justificar el desarrollo que van teniendo los proyectos

Mas o menos así es mi sistema Access para manejar pendientes, que por el momento es el que en mi caso, le ha podido ganar a todos los demás manejadores de pendientes que existen.

1 comentario:

ConocheSanJoseDeNoche.ticoblogger.com dijo...

el Access y el Excel, compensan sobradamente, los demas programas del paquete office como outlook y Power Point que son una basura...