viernes, 26 de diciembre de 2008

Resoluciones de año nuevo? No gracias.

Llegó de nuevo esa época del año cuando todos se autoevalúan, y mas por presión que por otra cosa empiezan a ver en retrospectiva cómo les fue en el 2008.

Es totalmente comprensible. Uno no puede ver 80 reportajes de "Lo mejor del 2008" sin hacer internamente sus propias listas y evaluaciones. Y de hecho no es nada malo... por lo menos sacamos tiempo para sentarnos a ver por dónde anduvimos.

Claro, después de ese proceso viene un muy conocido y temible ciclo, el de las resoluciones de año nuevo. A partir del 31 de diciembre voy a cambiar mi vida... para que el 2009 sea el mejor año de todos. Voy a perder peso, voy a hacer ejercicio, voy a dejar de gastar tanto, voy a dejar de fumar.

Y para el 10 de enero, ya la mitad de esas promesas se perdieron.

No es nada sorprendente, de hecho. Las resoluciones de año nuevo son un método destinado a fallar desde el inicio. Por qué? Bueno, por varias razones. Primero ya tienen fama de ser una causa perdida. Por mas que la gente diga que no, en su interior saben que esas resoluciones entrado enero, murieron. Y cuando hay una excusa para fallar ("todos me decían que no iba a funcionar"), perderse es facilísimo.

Segundo, por lo general las resoluciones que se hacen no tienen ni pies ni cabeza. La gente termina proponiéndose un montón de acciones intermedias, en vez de una meta a la cual aspirar. Voy a dejar de comer tanto. Voy a dejar de fumar. Voy a dejar de gastar tanto. Esas son acciones que llevan a metas: lograr una apariencia deseada, mejorar el estado de salud, lograr solvencia económica. El problema es que si no tenemos clara la meta, la acción deja de ser relevante después de un tiempo.

Y finalmente, las resoluciones vienen en la peor época posible. La mayoría de las personas creen que el 1 de enero es borrón y cuenta nueva: se empieza desde cero, gradualmente elevando la intensidad de la rutina, hasta agarrar el ritmo del nuevo año. Je, solo ellos saben. El mes de enero no solo es continuación de donde quedamos en diciembre, sino que es peor que diciembre porque hay que recuperar todo el tiempo e inversión perdida en esas últimas semanas del año. Es uno de los peores meses, de hecho, para plantearse cambios económicos, de adopción de nuevas rutinas, etc.

Entonces? Qué hacer?

Bueno, mi recomendación es dejar a un lado el cliché de las resoluciones de año nuevo. Dedicarse a disfrutar estas épocas, y a simplemente divertirse por una vez en la vida, es mucho mas importante que estarse llenando la cabeza de problemas y cambios por hacer. Puede parecer procrastinación, pero en realidad no lo es. Es lo que Covey llama afilar la sierra: ha estado trabajando y persiguiendo metas todo el año. Dele a su mente un par de semanas para recuperarse y para explorar de nuevo el universo de simplemente "estar" con la gente.

Entrado el año nuevo, agárrese duro para lidiar con el caos de las primeras semanas. Y una vez que tenga los incendios bajo control, ahí si, plantee metas y acciones, y haga sus planes para lograrlas con calma. Va a ver que salen mucho mejor las cosas así.

Ahora, para los que definitivamente tengan que hacer resoluciones de año nuevo por una cuestión de necesidad vital, bueno, pueden hacerlas. Unas recomendaciones eso si:

  1. Sean claros en su visión. En otras palabras, sepan cómo va a ser el sitio a donde quieren llegar. Cómo se va a ver? Cómo se va a sentir? Por qué quieren llegar ahí, y cuál va a ser el premio por haber llegado?
  2. Planteen metas claras y medibles. Dejar de fumar no es una meta clara. Las metas claras tienen una fecha, y algo que se puede medir. Para el 5 de marzo del 2008, haber bajado a solo tres cigarros diarios, y para el 1 de setiembre haber dejado completamente el hábito... eso es una meta clara y medible. Las metas claras y medibles son críticas para no perdernos de camino.
  3. Escriban sus metas y pónganlas en un lugar visible. Las metas imaginadas, por mas compromiso que impliquen, se pierden. Y las metas escritas y metidas en una gaveta lo que hacen es acumular polvo. Escriba las metas, y revise la lista todos los días para ver cómo va, y asegurarse que esté avanzando hacia su objetivo.
  4. Sean realistas en sus expectativas. Con las dietas, el ejercicio, y los malos hábitos es donde la gente mas falla en este aspecto. 5 kilos no se pierden en dos meses. De hecho puede durarse todo un año perdiendo 5 kilos. Una rutina de ejercicio toma por lo menos dos meses de trabajo continuo para poder adoptarse como hábito... y por lo menos seis para dar resultados visibles. Volverse un ser sociable capaz de conversar con una piedra puede tomar meses o incluso años. Hay que darle a las cosas el tiempo verdadero que requieren, de lo contrario no funcionan.
Y con eso, me voy de vacaciones... felices fiestas, feliz año nuevo a todos... y nos vemos en el 2009.

martes, 9 de diciembre de 2008

Listas, listas y mas listas: un caso de la vida real

Hace un tiempo hice un post acerca de lo útil que era tener una lista "to-do". Posteriormente hice otro post donde mencionaba los resultados de haberme pasado al sistema GTD para organizar el tiempo.

Un conocido, al ver los posts, me mencionó que sonaban muy interesantes... pero que esas soluciones funcionaban solo dentro de la burbuja académica, o en un ambiente de oficina muy delimitado. Jamás funcionarían en el ambiente de la producción, donde él se desempeñaba, y en donde los requerimientos y condiciones cambiaban minuto a minuto.

Y como era de suponerse, su versión era que el sistema antiguo seguia siendo el mejor: sacar las cosas, conforme fueran apareciendo, sin estar levantando listas que "al final no servían para nada".

Que casualidad que unas semanas después me tocó caer en el manejo directo de un sistema productivo de los mas difíciles: una construcción. Y no cualquier construcción, sino la de un proyecto residencial de varios niveles, donde habían cerca de 500 personas trabajando en ese momento, y en donde todos estaban listos para matarse unos a otros con tal de salir del enredo en el que estaban metidos.

Al principio, efectivamente, me dio cosa: poner un proyecto de esa magnitud en manos de una metodología recién "estrenada" como lo era GTD era jugarse un riesgo bien grande. Y varias veces pasó por mi mente que si lo estaban haciendo "como siempre se había hecho" sería por algo. Pero al final, la curiosidad suicida prevaleció... y metí el proyecto a la era de las listas a ver qué pasaba.

Lo primero que se hizo fue levantar un "to-do" global, habitación por habitación, punto por punto. Fue un trabajo de varios días, que buscaba listar todo lo que había pendiente en cada habitación, quién era el responsable de hacerlo, y cuál era la siguiente acción. Desde un tornillo que estuviera suelto hasta una ventana que faltara, todo fue a dar al "to-do".

La lista resultante, al mejor estilo GTD fue monstruosa: cerca de 90 páginas. Evidentemente al ver tal cosa, la mayoría de los participantes estaban listos para abandonar el barco: cómo diablos se iban a manejar entre 90 páginas de pendientes? Era una locura. Bueno, eso pensaban.

Hasta que se dieron cuenta que de repente, tenían un mapa completo de qué les hacía falta para terminar el edificio. En ese momento, podían saber qué les hacía falta, a dónde tenía que ir la gente, y a hacer qué. Y sabían que si lograban salir adelante con todos los puntos de la lista no solo tendrían un edificio terminado, sino también sin sorpresas, ni faltantes, ni defectos.

Y a partir de ahí empezó a verse diferente la cosa. Se tomó la lista y se separaron las habitaciones que estaban mas urgidas de terminarse. La lista la empezamos a manejar con el invento en Access del que hablé en otro post, lo cual hizo increíblemente fácil clasificarla y separarla. Todos los días, los encargados de revisión tomaban la lista e iban chequeando por el edificio los puntos terminados. De paso agregaban cualquier punto nuevo que saliera, y al final todo iba a dar a la lista maestra Access. Y así, día tras día tras día.

Dos meses después, el proyecto no es lindísimo y nadie está hecho un amor, pero se ha pasado de una crisis y un estado de demencia colectiva, a un sistema organizado que avanza en una misma dirección. Todos saben que existe una lista donde aparecen los trabajos pendientes, y que esos trabajos no van a desaparecer hasta que se terminen, lo cual evita que cosas se dejen tiradas "esperando que nadie se acuerde". También saben que la lista muestra las metas del día, y eso es lo que tienen que estar haciendo... y nada mas.

El personal misceláneo ya no anda perdido buscando qué hacer... sino que día con día tienen una lista que les dice a dónde ir y qué hacer. Muchas horas que antes se desperdiciaban en tiempo muerto, ahora se aprovechan... lo cual de paso tiene feliz al propietario de la construcción.

Por lo visto, las listas de pendientes no solo son aplicables hasta en los casos mas complicados de la vida real, sino que ayudan a mejorarlos sustancialmente. Cualquier proyecto puede beneficiarse de tener un sistema organizado de listas, con el cual se pueda guiar el progreso de la gente. Y en este caso, quizás, esté la mejor prueba de la vida real.