miércoles, 27 de agosto de 2008

En un equipo, primero existo "yo"

Los estadounidenses tienen una frase muy bonita: There´s no "I" in teamwork. La mejor traducción que le encuentro es "en un equipo, no existe el yo". En dos platos: un equipo no puede ser un equipo, si sus integrantes no se olvidan de su beneficio personal.

Los estadounidenses también tienen otra frase muy bonita: bullshit. Y es que lo anterior, es bullshit. Un equipo no puede existir si sus integrantes se olvidan de su beneficio personal.

El otro día estaba leyendo el blog de Steve Roesler, donde expone un punto de vista muy bueno en torno a todo este cliché de los equipos y el bien colectivo. Erróneamente se nos ha educado para creer que trabajar en equipo significa renunciar a ser individuo, y que el mejor equipo es aquél donde todos se funden en un colectivo amorfo, que trabaja ciegamente por "el objetivo común".

En realidad en un buen equipo, existe un equilibro entre el interés personal y el interés colectivo. La gente trabaja en conjunto para lograr algo, porque saben que al final habrá un beneficio personal para ellos. Ese beneficio puede ser una bonificación económica, mayor protagonismo dentro de la empresa, experiencia profesional adquirida, etc.

Para liderar un equipo que realmente funcione, hay que saber qué quiere cada integrante. Y eso significa buscarlos individualmente para enterarse. Luego hay que buscar la manera de acomodar las cosas para que cada quien obtenga, dentro de lo posible, lo que quiere. Y es hasta ese momento en que los equipos realmente empiezan a funcionar como equipos, y no simplemente como grupos de personas juntadas.

Cuando se le quita ese componente de beneficio personal a los equipos, empiezan a renquear. Y entonces vienen los problemas de que se logran objetivos de forma mediocre, de mala calidad del trabajo, de rencillas personales que no hay forma de solucionar, etc. etc etc. Por qué sucede? Porque de repente la ecuación se convierte en "estoy trabajando, por un objetivo que no me interesa, y que al final no me va a traer beneficio directo a mí"

Por supuesto siempre existe la excepción a la regla, donde el proyecto es tan interesante para todos, que el equipo funciona con solo eso. Pero, esa es la excepción y no la regla. En el 95% de los casos restantes, vamos a tener que darle algo a cada quien para que el equipo funcione.

No hay nada malo en analizar el beneficio individual en los equipos, antes de ver el objetivo colectivo. La próxima vez que tengan que coordinar un trabajo en equipo, interésense por ver qué quiere cada persona como recompensa por un trabajo bien hecho, y ofrénzcanles esa recompensa. Van a ver como ese pequeño detalle hace la diferencia.

lunes, 25 de agosto de 2008

Mi lista de pendientes Access

Por lo visto tuvo mas acogida de la que esperaba la idea de un manejador de pendientes en Access... ese misterioso iconito morado que trae el Office pero que nadie sabe qué es. Estoy trabajando en el post completo acerca de cómo es y cómo lo hice, pero para que se entretengan por mientras, les doy un vistazo rápido.

En mi trabajo, tengo una característica particular (que muchos otros compartirán). A cada rato están entrando cosas nuevas por hacer, algunas urgentes, otras no tan urgentes. Cúando entran y qué tan urgentes son es casi aleatorio. Al principio las manejaba en un cuaderno, luego en Excel, y finalmente decidí probar con MS Access.

Esencialmente lo que hice fue una base de datos muy simple, que maneja pendientes. La base almacena la descripción, la prioridad que le asigno, y alguna información automática de fechas... por ejemplo fecha límite, la fecha en que lo ingresé, la fecha en que lo marqué como terminado, etc.




También la base de datos tiene un formulario de ingreso de pendientes, que me resulta muy completo según lo que yo ocupo hacer. Cuando entra un pendiente nuevo, lo ingreso en el formulario, y lo marco como "abierto". Conforme van ocurriendo cosas asociadas a ese pendiente las voy ingresando en el "Historial", y finalmente cuando queda concluido lo cambio a "cerrado", fin de la historia.

Por qué me gusta tanto este sistema? Sobre todo por lo fácil que se vuelve ingresar pendientes, y por el manejo de historial y fechas. Ese último detalle me ha salvado en mas de una ocasión: si llega alguien histérico a preguntar por qué no está terminado su reporte, puedo revisar en el momento el historial y encontrar que dos días antes les pedí información que nunca me entregaron... y tienen que irse con el rabo entre las patas.

Utilizando reportes, genero mis listas de pendientes para imprimir. Las puedo generar acomodadas por temas, o simplemente por prioridad. Por ejemplo puedo generar una lista que me dé agrupados mis pendientes de oficina, de clientes, de instituciones públicas, etc. De paso cada tema tiene una prioridad, por lo que los temas mas críticos para mí en ese momento aparecen de primero en la lista.

De paso, también le agregué una función de notas, que me permite ingresar notas que quedan fechadas. Esto me sirve, por ejemplo, para cuando algún cliente necio me dice que haga algo como él lo quiere (y no como tiene que ser). Meto la nota, y queda ahí almacenada con hora y fecha. Dos semanas después cuando llega a reclamarme por qué algo no se hizo según lo que había pedido originalmente al firmar... puedo fijarme en mi anotación y recordarle.

Un poco excesivo en detalle? Demasiada información para una lista de pendientes? Talvez, en algunos casos. Pero para mi día a día es justo la cantidad de información que ocupo para mantener un buen control sobre las cosas, y para poder justificar el desarrollo que van teniendo los proyectos

Mas o menos así es mi sistema Access para manejar pendientes, que por el momento es el que en mi caso, le ha podido ganar a todos los demás manejadores de pendientes que existen.

jueves, 21 de agosto de 2008

Echando a perder se aprende

El otro día leí una anécdota interesante, de esas que parecen ir contra el sentido común.

Una clase de escultura fue dividida en dos grupos. Al primer grupo se le dijo que iban a ser calificados exclusivamente por el peso que produjeran en esculturas. Al final del semestre, tendrían que poner todas sus esculturas sobre una balanza y serían calificados por la cantidad de kilos, sin importar si lo que producían era de calidad o era digno de ser lanzado al basurero.

Al segundo grupo se le dijo que iba a ser calificado exclusivamente por la calidad de lo que produjeran. No importaba si era una escultura o cien. El punto era que tenía que ser algo de calidad, verdaderamente destacable y digno de admiración.

El resultado? Seis meses después el grupo que se calificaba por peso presentó toda una serie de esculturas maravillosas. Y el grupo calificado por calidad presentó muchos dibujos llenos de tachones y correcciones, y un par de esculturas dignas de ser lanzadas al basurero.

Qué pasó? El grupo de peso se lanzó a producir, sin importar lo que produjeran. Si algo les salía bien, perfecto. Y si les salía mal simplemente lo hacían a un lado y empezaban de nuevo... igual serviría. Y después de muchas esculturas mal hechas, empezaron a salir trabajos verdaderamente buenos. Debido a la experiencia que habían adquirido, la calidad empezó a nacer por sí sola en el trabajo.

El grupo de calidad trató de "hacerlo bien a la primera", sin contar con suficiente experiencia. No se permitieron experimentar, no se permitieron equivocarse. Y el resultado, evidentemente, fue desastroso. Muchos planes, muchos proyectos, y cero producción.

Cuál es la moraleja de todo esto? A veces hay que lanzarse a hacer las cosas, para ver cómo salen. Y si salen mal, hay que volverlas a hacer. Y si siguen saliendo mal, hay que volver a empezar y buscar otra fórmula con la que si salgan bien. El aprendizaje en parte es planeamiento, pero también es destreza adquirida. Si no nos damos la oportunidad de equivocarnos, nunca vamos a aprender cuál es la manera correcta de hacer las cosas.

Restricción vehicular en Google Maps

Para los que no viven en San José, o simplemente para aquellos a los que se les olvidan las cosas 5 minutos después de que las oyen, aquí hay un mapa de la zona de restricción vehicular en Google Maps, para ahorrarse unos minutos (y unas multas) a la hora de planificar viajes durante la semana.



Ver mapa en grande

El mapa trae varios puntos conocidos, que sirven de referencia para saber a dónde termina la zona de restricción. La regla de placas es simple: 1 y 2 lunes, 3 y 4 martes, y de ahí van de 2 en 2 hasta 9 y 0 viernes. Los fines de semana no hay restricción.

martes, 19 de agosto de 2008

Software para listas de tareas

Hace unos post mencioné el tema de hacer una lista de pendientes, que es el primer paso para que a uno no se le olviden las cosas, y al mismo tiempo para lograr sacar adelante, en el momento oportuno, lo que realmente importa.

Por supuesto, no es posible obviar que para la mayor parte de la gente, llevar una lista de pendientes es tedioso... porque cada instante aparece algo nuevo que hacer, hay que reordenar todo, se pierden hojas, etc etc etc.

Dichosamente hay software hecho para manejar pendientes, y que se consigue gratis en Internet (o ya se tiene en la computadora). Algunas posibilidades que he encontrado:

  • Excel. Simple y vulgar Excel. En cada renglón va una tarea, se deja una columna para la prioridad y otra para la fecha límite. Luego se ordena todo por la columna de prioridad. También pueden hacerse cosas muy interesantes con formatos condicionales, por ejemplo que se pongan rojas las tareas que están a punto de vencerse.
  • Outlook. Es complicado, enredado, y hace básicamente lo que le da la gana en vez de lo que uno le dice... pero bueno, hay algunos a quienes les gusta usar Outlook para manejar pendientes.
  • Toodledo. Toodledo es un sitio en línea, que sirve para manejar listas de pendientes. El interface es parecido a Gmail, por lo que es fácil acostumbrarse.
  • Task2Gather. T2G es similar a Toodledo, pero mucho mas orientado a administración de proyectos. Permite no solo hacer listas de pendientes, sino también compartirlas con otros usuarios del servicios, por ejemplo para delegar tareas a otra gente.
  • Remember the Milk. RTM es uno de los manejadoras de pendientes mas populares en Internet. Es fácil de usar, permite compartir pendientes con otros, y se puede revisar también vía celular o blackberry.
  • Chandler. Chandler es un manejador de pendientes muy completo, y que no requiere conexión de Internet. Es una aplicación que se instala en la computadora y se usa. Eso si, trae soporte para comunicarse por Internet, y uno puede compartir tareas con otros, enviar recordatorios por correo directamente desde el programa, y mucho mas.
  • Bonsai. Bonsai es una de las aplicaciones que han sobrevivido a través de los años en mi Palm. Lo compré para la m100, luego pasé a una m130 y lo mantuve, y aún hoy día sigue vivo y coleando el famoso Bonsai. Y es que para Palm no existe nada mejor para mantener listas de pendientes. Bonsai permite defnir tareas y subtareas, las despliega de manera limpia (lo cual es crítico porque en una Palm no hay mucho espacio en pantalla), y se sincroniza entre la PC y la Palm. Qué mas puede querer uno?
  • Access. Pero, sin lugar a dudas, para mí el ganador de todos los tiempos para listas de pendientes es mi programilla en Access. Un programilla que inicié por curiosidad, y hoy es mi principal manejador. No es nada complicado ni elaborado, simplemente una base de datos que me permite meter rápidamente pendientes y, eso si, me guarda mucha información útil de fechas en que ingresaron, se modificaron, se cerraron, etc. En un post futuro elaboraré un poco mas acerca de mi famosa base de MS Access.
Así que, ahí los tienen. Ahora si, no pueden quejarse de que llevar una lista de pendientes sea complicada o difícil. En la lista anterior hay de todo, desde lo mas simple hasta lo mas complicado, desde stand alones hasta aplicaciones 100% en internet.

Ahora, dejen de quemar tiempo... y hagan su lista de pendientes.

jueves, 14 de agosto de 2008

Le han dicho que hace las cosas bien?

Cuándo fue la última vez que le dijeron que hace las cosas bien? La última vez que le dijeron que algo producto de su esfuerzo salió mejor a lo que todos esperaban?

Probablemente tenga ya rato de no escuchar algo así. Suele suceder. A la gente se le olvida que detrás de cada cosa, hay alguien que puso el esfuerzo necesario para producirla.

Esa era la pregunta fácil. Ahora la pregunta difícil: cuándo fue la última vez que le dijeron que hizo algo bien... y aceptó el reconocimiento?

Es curioso como suceden las cosas. Nos pasamos quejándonos de la ingratitud de los demás, de la falta de reconocimiento, de que otros se llevan el crédito... pero cuando nos toca, lo primero que hacemos es rechazarlo.

"Nombres, no fue nada". "No, no, si para eso estamos". "En realidad, aquí a quien deberían agradecerle es a los demás que trabajaron en esto". "Las gracias mas bien son para usted".

WTF?

En la vida nos han entrenado para que nos pasemos de humildes, y entonces nos da terror aceptar los reconocimientos. Nos da miedo que los demás piensen que somos arrogantes, que somos prepotentes, que somos egoístas. Y rapidito, con tal de no caerle mal a nadie, llegando el premio, le tiramos la bola a alguien mas... o simplemente no la aceptamos.

Y luego nos quejamos de la "ingratitud" de la gente.

Todos merecemos reconocimiento. Tarde o temprano hacemos algo bien, y alguien mas se da cuenta. Y en ese momento deciden recompensarnos, a veces con algo tan simple y tan valioso como unas palabras de admiración. Y la mayor parte del tiempo, nos paseamos en todo jugando de humildes.

Si alguien llegara donde usted con una tarjeta de agradecimiento, le diría "no, por favor, déjesela"? Si alguien le entregara una placa de reconocimiento, le diría "a mi no me interesa, pero al compañero que trabajó conmigo talvez si... pregúntele a él"? Cómo que no, verdad?

Pues, rechazar unas palabras de reconocimiento quizás sea peor. Porque una tarjeta o una placa se compra o se pone a la secretaria a hacerla. Pero las palabras son algo que viene de la persona, y que muchas veces se dice sinceramente.

Hay que (volver a) aprender a recibir los reconocimientos. La mayoría de las personas ocupan dejarse de varas, y aceptar que a veces, uno simplemente hace las cosas bien. No hay que jugar de humilde: uno es bueno para algunas cosas, y si la gente se da cuenta de ello, está bien que lo diga.

Si la gente aceptara mas sus logros, probablemente sería más feliz. Y los demás talvez estarían dispuestos a reconocerlos más a menudo. Y talvez en un futuro cercano, podría acabarse toda esta historia de la ingratitud en nuestras vidas... no porque ya no haya ingratos, sino porque vamos a tener suficiente gratitud para sentirnos bien y simplemente poder ignorar a los que no quieran reconocernos.

lunes, 11 de agosto de 2008

El NO, distingue al líder

Si hay algo que distingue a los verdaderos líderes, es su capacidad de decir no. Especialmente cuando se trata de decirlo en un momento crucial.

Cualquier persona puede decir que si. Eso es muy fácil. Decir que si, no tiene dificultad. Porque diciendo que si, siempre quedamos bien con todo el mundo.

Pero decir que no, es otra historia. Cuando decimos que no, herimos susceptibilidades, evitamos que la gente consiga lo que quiere, hacemos que la gente tenga que esperar y tener paciencia, en fin.

Sin embargo si no aprendemos a decir no, vamos a encontrar que nunca terminamos nada. Porque todo va a ser prioridad #1, y cada segundo vamos a tener una nueva prioridad #1 a la cual dijimos que si.

Decir que no, no es malo. El mundo nos ha entrenado para pensar que lo es, pero en realidad es todo lo opuesto. Saber decir no en el momento oportuno es una de las claves para organizar nuestras vidas, y para poder lograr los objetivos que nos planteamos.

sábado, 9 de agosto de 2008

Les gustan las fotos?



Han notado que a través de los años uno acumula miles y miles de fotos? No es nada difícil, considerando que tener 2 Gb de espacio en una cámara es tan fácil como ir a la pulpería de la esquina. Y una vez que pasó el momento, uno las mete en una computadora o en un disco, a donde quedan olvidadas por siempre.

Hace unos años me puse a revisar las chorrocientas mil fotos que tenía, y me di cuenta que la mayoría estaban horrorosas, pero había dos o tres que sobresalían. Esas que por casualidad quedaron bien, las monté en un sitio y nació celeridad.net.

Los últimos días me los he pasado quebrándome la jupa a ver como integro la galería con los feeds RSS. Y después de muchas horas, decidí que lo mas facil era simplemente dejar que Blogger lo hiciera.... je.

Así que, quedan todos invitados a visitar el blog nuevo, dedicado a fotos y solo fotos. O si quieren el RSS directamente, pueden encontrarlo aquí.

viernes, 8 de agosto de 2008

No feliciten a los chinos

Todos estamos felices con la inauguración de las Olimpiadas, de hecho tiene que ser una de las inauguraciones mas peludas que se hayan visto en la historia.

Pero, cuidado con ir a felicitar a los chinos por la inauguración tan espectacular.

Si hay algo que le pone los guevos cuadrados a un oriental, es que lo confundan con chino. Los japoneses se ponen como los diablos, los koreanos se le quedan viendo raro a uno, los taiwaneses "de corazón" puede que se lo gorreen a uno ahí mismo, en fin.

No es nada raro que hoy mas de uno por hacer la gracia, se vaya al restaurante de la esquina o a la pulpería a felicitar al "chino" por la ceremonia de inauguración... y en vez de chino, termine siendo vietnamita o taiwanes o filipino o koreano o vulcano el susodicho.

Así que mejor... calladitos. No vaya a ser que por querer hacer una gracia, el chino les termine preparando un cantonés "especial" el día de hoy.

Cierre el maldito Outlook

No hay nada que lo haga a uno perder mas tiempo durante el día que tener abierto el Outlook, o cualquiera que sea el programa que utiliza para leer correos electrónicos.

Tener un iconito de un sobre apareciendo en el taskbar cada 5 minutos distrae... y si además le agregamos el sonidito de una campana y una ventana donde se despliega un resumen de los mensajes nuevos, es fácil darse cuenta por qué hay días en que es imposible sacar adelante los pendientes.

De hecho en Estados Unidos existen estudios que revelan que ese sonidito y esa ventanita del Outlook, causa pérdidas en productividad de millones de dólares anuales. Es una distracción continua que pasa jodiendo la paciencia todo el día si uno la deja. Campanita... abro el Outlook a ver qué llegó, leo unos mensajes, respondo otro, cierro... y cinco minutos después, va de nuevo la campanita y la misma rutina.

No hay nada mejor que simplemente cerrar el maldito Outlook, o lo que sea que utilice uno para leer correo... y dejarlo cerrado. De hecho personalmente, trato de tener cerrado Outlook la mayor cantidad de tiempo posible. Lo abro al inicio del día, atiendo lo que haya que atender, y cierro hasta la tarde. Adios campanita.

Cierto, al inicio uno sufre del síndrome de abstinencia: esa tensión al pensar que nos podemos estar perdiendo el mensaje crítico del día, que no sabemos qué está pasando en tiempo real en la empresa, pero a los pocos días uno se acostumbra, y se da cuenta que cuando se trata de correo electrónico, es una fantasía que uno tenga que tenerlo abierto siempre para responder todo en el instante. Todos los mensajes pueden esperarse un par de horas. Y si no pudieran... de seguro alguien nos llamará para hacérnoslo saber.

Cierre el Outlook. Va a ver que es una pequeña cosa, que realmente hace la diferencia.

miércoles, 6 de agosto de 2008

Hace 63 años hoy...

Hoy se celebra un aniversario de esos poco recordados, pero trascendentales para la humanidad.

Hoy se cumplen 63 años del primer bombardeo atómico de la historia. El 6 de agosto de 1945, un B29 bautizado Enola Gay, soltó una bomba de uranio sobre la ciudad de Hiroshima en Japón. En ese instante, desaparecieron de la faz de la Tierra 70.000 personas. En las décadas que siguieron al bombardeo, morirían 230.000 mas.

Una semana después del bombardeo, Japón se rindió ante las fuerzas aliadas, y se apagó el último vestigio de la Segunda Guerra Mundial.

Uno no puede empezar a imaginarse lo que debe haber pensado Harry Truman en las horas después de haber dado luz verde al despegue del Enola Gay. O qué debe haber sentido Paul Tibbets al ver como se levantaba el hongo sobre la ciudad.

Pero, esa es la labor gerencial que algunas personas tienen que llevar a cabo. A algunas personas les toca decidir qué comer esta noche. A otras les toca dictar el destino final de 200.000 personas, desde el otro lado del mundo.

La gerencia viene en muchas formas y matices. Y las decisiones que tomamos, a veces pueden cambiar por completo el rumbo de la humanidad.

lunes, 4 de agosto de 2008

Antes de correr, piénselo.

El otro día me tocó una situación interesante: sin previo aviso me cayó encima un departamento entero de tareas, que había quedado huérfano unos días antes debido a una re-estructuración de la empresa. Obviamente recibí el discurso de 30 minutos de "cómo funciona el departamento"... ese discurso universal con el que se supone hasta un mono podría hacerse cargo de todo, pero que al final no sirve para mucho.

Lo primero que hice, casi que por instinto, fue ponerme a apagar incendios. Papeles que estaban esperando revisión, documentos que ocupaban ponerse al día, reportes que había que hacer y entregar.

Y de repente, tuve un momento de iluminación, y me di cuenta precisamente de lo que estaba haciendo. Estaba haciendo y haciendo y haciendo, sin haberme contestado la pregunta fundamental: qué estoy haciendo, y por qué importa?

Qué es exactamente lo que hace este famoso departamento? A dónde entran a jugar todos estos informes, papeles, documentos, y cálculos? Lo que estoy haciendo, es realmente lo importante en este departamento, o es simplemente peso muerto que alguien le tiró encima porque no cabe en ninguna otra parte?

En ese momento dejé todo a un lado, abrí una hoja en blanco, e hice una lista de lo que produciría este departamento que estaba heredando. Dediqué dos horas del día a tener una idea clara de qué tareas iba a hacer mi departamento y por qué... una especie de menú de los productos que ofrecería esta parte de la empresa. Y a partir de ese momento, todo cambió. De repente un montón de incendios dejaron de ser incendios. Y tareas que parecían tener poca importancia pasaron a ser los verdaderos incendios.

Descubrí qué era lo verdaderamente importante, y qué era lo que simplemente hacía molote. No voy a decir que 10 minutos después pude irme de vacaciones 3 semanas y viví feliz para siempre, pero si me quedó claro que lo que estaba haciendo era lo verdaderamente importaba. Y eso si hizo un mundo de diferencia.

Es interesante que a veces empezamos a resolver problemas, sin saber realmente cuál es el problema. Dejamos que el sentimiento de urgencia se adueñe de nosotros y entonces empezamos a trabajar todo lo que encontremos a nuestro alrededor: después de todo, si está ahí tiene que ser importante, no? (No)

Pasamos 90% de nuestro tiempo correteando, y solo un 10% revisando el mapa que nos dirá por dónde correr.

No hay que hacer eso. Aunque nos parezca que es lo correcto, "ante la urgencia". Aunque todos estén desesperados porque quieren su reporte, porque quieren su autorización, porque quieren que el departamento "funcione ya". Si dejamos que la ocurrencia del momento nos guíe, sin saber a dónde tenemos que llegar, vamos a terminar seriamente perdidos.

Cuando uno está ahogándose, cuando hay mil cosas que hacer, cuando todo tiene que estar para ya... lo mejor es detenerse y pensar. Hay que tener claro qué tenemos que hacer, y por qué. Es mejor gastar un par de horas planeando el trabajo y sacar adelante lo que realmente importa, que pasar todo el día en carreras y al final sacar precisamente lo que no importa.

La gente que sale adelante con tareas monumentales no necesariamente es porque son magos, o porque trabajan 20 horas al día. A veces es simplemente saber qué hacer hoy, y qué puede esperar para mañana.