Multitasking y productividad?

Desde que apareció Windows, el término multitasking se ha vuelto un cliché en nuestra sociedad. Y como una infección, se propagó de la computadora a nuestra vida. Ahora todos pretenden ser multitasking, y todos creen que es la mejor forma de ser productivo.

Y por qué no? Mientras escribo un informe, saco unos segundos para hacer una llamada, envío un correo electrónico que ocupa el jefe, planeo mi salida de la noche por MSN, y en una libreta voy apuntando las ideas que se me ocurren para el blog. Sesión perfecta de multitasking.

Excepto que no es así tan fácil. La mente humana no está hecha para manejar 10 cosas a la vez. Está hecha para manejar una. Y por mas que queramos "adaptarnos", es muy difícil que podamos vencer el diseño natural que nos han dado miles de años de evolución.

El multitasking es una falacia de la gente, y al final a lo que se reduce es a saltar aleatoriamente entre una y otra tarea. Si uno lo analiza cuidadosamente, la gente que dice hacer multitasking en realidad deja a un lado una cosa durante unos segundos, para hacer otra. Y otra. Y otra. Y así sucesivamente hasta que hace 20 cosas durante 30 segundos cada una.

El resultado neto suele ser 20 cosas incompletas y llenas de errores y carencias. Y al final del día eso redunda en que no hay paz para la mente. Miramos a nuestro alrededor y nos damos cuenta que de todo lo que tenemos en la cabeza, ni una sola cosa logramos terminar.

De hecho cualquier gerente de planta nos podrá confirmar que una de las situaciones menos productivas para los trabajadores es cuando tienen que cambiar de tarea. Por que? Porque es tiempo que se gasta moviendo máquinas y cambiando estaciones, sin generar producto. De igual manera uno de los comportamientos menos productivos que podemos tener en nuestras vidas es estar saltando de una cosa a otra a cada rato.

La manera de hacer las cosas es una a la vez, dándoles el tiempo y la atención que requieren. Ese tiempo y esa atención son necesarios para garantizar no solo que avancemos, sino que avancemos bien y no tengamos que hacer las cosas de nuevo más adelante.

Cómo hacemos para lidiar con el día a día, entonces? Cómo hacemos en la oficina cuando estamos recibiendo interrupciones, tareas nuevas, llamadas telefónicas, y correos electrónicos cada 30 segundos?

Pues, aprendiendo a decir no. Las llamadas telefónicas las puede tomar la secretaria o el casillero de voz, y luego las podemos devolver. Los correos pueden quedar almacenados para que los revisemos luego. A los visitantes podemos darles espacio en 15 o 20 minutos. Siempre podemos acomodar las cosas en bloques, para que no tengamos que estar saltando por todas partes.

Si, suena difícil o incluso imposible. Decir no... cómo? Cómo voy a decirle que no al jefe? Cómo no voy a contestar el teléfono? Cómo voy a cerrar el Outlook, si podría entrar un correo crítico que requiere atención inmediata?

Hágalo. Y verá que no es el fin del mundo.

Las grandes obras, se construyen un paso a la vez.