Por qué agrupar los trabajos

El mismo principio que utilizamos para ahorrar combustible en el carro, es aplicable al ahorro de tiempo.

Durante muchos años, se nos ha dicho que tenemos que organizar nuestros viajes para realizarlos todos de un solo, para poder aprovechar al máximo el recorrido y disminuir el gasto de combustible.

Lo mismo aplica para los trabajos del día a día. Deberíamos agrupar los trabajos que hacemos, de acuerdo con el contexto en el que los realizamos o los recursos que requieren.

Por ejemplo, en vez de estar haciendo llamadas telefónicas cada 5 minutos, podríamos hacer una lista de llamadas, y dedicarnos a hacerlas todas en fila cada cierto tiempo.

Similarmente podríamos dedicar media hora a revisar y contestar correos electrónicos, en vez de estar desviándonos del trabajo por 30 segundos cada vez que entra uno nuevo.

Cuál es la ventaja de agrupar los trabajos? La principal ventaja es que podemos aprovechar al máximo nuestros “momentos” del día. Durante el día siempre hay un momento donde se nos hacen mas fáciles los trabajos creativos. Hay otros momentos donde nos es mas fácil tratar con la gente. Y otros donde estamos tan tostados que para lo que servimos es para acomodar CDs o leer revistas.

Si tengo una lista de llamadas telefónicas, puedo aprovechar al máximo el momento donde mejor disposición tengo para tratar con la gente. Si tengo una lista de posts que quiero hacer en el blog, puedo aprovechar al máximo el momento en que siento el impulso de sentarme a escribir. Si tengo una lista de informes por leer, puedo aprovechar al máximo el momento en que se cae el internet y deja de funcionar el correo electrónico.

De esa manera, se elimina la necesidad de estar saltando aleatoriamente de una cosa a otra, y se maximiza el aprovechamiento de la capacidad que tenemos.