viernes, 12 de septiembre de 2008

Lo mas básico de cualquier proyecto

Todos los días veo a montones de personas que caen en el error de poner la carreta antes de los bueyes. La mayoría porque nunca les enseñaron que los bueyes van adelante. Fallos de nuestro sistema educativo, supongo.

Lo mas lógico es que, cuando empezamos a planear un proyecto, ya tengamos una idea bastante buena de qué es lo que queremos, cómo lo queremos, y sobre todo por qué lo queremos. Ya sabiendo eso, puedo empezar a planear el detalle de las cosas.

Pero en la mayoría de los casos, no es así. Y en especial, a la gente se le olvida analizar esa última pregunta: por qué quiero hacerlo?

Y eso genera problemas, especialmente a la hora de trabajar en equipo. Porque cada quien termina con su propia idea de qué se va a hacer, cómo y por qué. "Es que yo pensé que..." tiene que ser una de las frases mas escuchadas en los equipos de trabajo actualmente, especialmente cuando algo explota en el momento menos oportuno.

También genera problemas importantes en los proyectos personales. Alguna vez ha comprado algo, para descubrir dos semanas después que no era realmente lo que andaba buscando? Y en ese momento, inevitablemente, se pregunta... "por qué compré esto?"

"Por qué comprar esto?" no debió haber sido la pregunta antes de comprar?

Lo primero que hay que hacer en cualquier proyecto o tarea, pequeño o grande, solo o acompañado, es dejar claras cuatro cosas:
  1. Qué quiero hacer? Un documento escrito financiero? Una página web de ventas? Un viaje a África? Dar solución a X problema del sistema de cómputo?
  2. Cuándo va a estar terminado? Ese cuándo no es una fecha. Es una serie de condiciones. En otras palabras, qué condiciones tengo que cumplir para decir que terminé y dar todo por concluido?
  3. Bajo qué reglas se va a hacer? Voy a dejar que usted lo haga, siempre y cuando.... qué? Siempre y cuando no cueste mas de X? Siempre y cuando el color final sea rojo claro? Siempre y cuando no dure mas de 10 minutos en leer el reporte? Siempre y cuando el 80% de las computadoras puedan visualizar la página sin problemas?
  4. Por qué lo estoy haciendo? Porque se lo asignaron? Porque quiere tener un dolor de cabeza menos? Porque es un proyecto importante para su carrera? Porque ocupa asegurar un contrato grande para el próximo año?
Por poner un ejemplo. Quiero un artículo para mi blog, que trate acerca del método PERT. Va a estar terminado en el momento en que aparezca publicado en el blog. Tiene que tratar solo del método PERT, no tener mas de 2 pantallas de longitud, y poder ser entendido por gente con conocimiento básico de ingeniería. Quiero hacerlo para cumplir la cuota de dos artículos mensuales que tengo que enviar al blog.

Con eso claro, ahí si, a hacer la lluvia de ideas, a escribirlo y revisarlo y publicarlo.

Parece algo sin importancia. Pero no es así. Si ese párrafo yo lo comparto con la gente que me ayuda a redactar, sé que todos van a saber qué quiero y qué no quiero ver. Van a saber que no quiero una tesis kilométrica, van a saber que no quiero un tratado de física nuclear... y van a saber que no solo tienen que redactar: alguien tiene que encargarse de publicarlo.

Y sobre todo, van a saber que lo estamos haciendo por cumplir con la cuota. No lo estamos haciendo para optar por un Pullitzer, ni para ganarle mercado a la competencia, ni nada por el estilo. Por lo tanto tienen que hacer algo bueno, pero tampoco quiero Hamlet en 3 movimientos.

Cuántos problemas me puede ahorrar eso? Muchos. Cuánto tiempo y dinero puede ahorrarme hacerme esas 4 preguntas antes de arrancar algo? Bastante.

Empiece cualquier cosa con esas cuatro preguntas, va a ver la diferencia que hace.

Por cierto, lo anterior es la misión, visión, condicionantes y principios de un proyecto... puesto en lenguaje humano común y silvestre. Felicidades, ya no tienen que gastar $800 en un seminario de alta gerencia para aprenderlo.