viernes, 5 de septiembre de 2008

Dos semanas con GTD

Hace dos semanas decidí sumarme a la cultura pop de la administración, y hacerle la prueba al GTD. En realidad no ha resultado tan mala la experiencia, y de hecho por el momento planeo seguir utilizando GTD sobre mi sistema anterior de administración de pendientes y tiempo.

GTD es una abreviatura de Getting Things Done, una metodología de administración de tiempo promovida por David Allen, un consultor de gerencia que actualmente disfruta de sus 15 minutos de fama en Estados Unidos.

El punto central del GTD es sacarse todo de la cabeza. Cualquier cosa por hacer, cualquier proyecto, cualquier ocurrencia... todo tiene que salir de la mente y pasarse al papel. Por qué? Porque la mente tiende a olvidar, y también a recordar en el momento menos oportuno. Tener las cosas dando vueltas en la cabeza es en primera instancia una buena forma de olvidarlas, y en segunda instancia una buena fuente de estrés mental.

Cuando se apuntan las cosas, según Allen, dejan de dar vueltas en la mente. Eso reduce el estrés de tener que estarlas recordando, evita que se nos queden olvidadas en el momento menos oportuno, y además nos permite concentranos en lo que realmente tenemos que hacer.

Resultado personal del GTD? Pues, aplicando la metodología efectivamente se disminuye el estrés mental, principalmente el famoso estrés asociado al sentimiento de que "algo se me está olvidando". También encuentro que le ayuda a uno a ser mas productivo y a evitar caer en la "trampa de lo urgente": con GTD uno tiene una mejor idea de todo lo que hay que hacer, y sabe si realmente el siguiente paso que está dando es importante o no dentro de ese esquema.

Pero para mi, el punto mas fuerte del GTD ha sido en la administración del tiempo libre. Antes sufría del síndrome del fin de semana en neutro: llegado a la casa, sabía que habían 200 cosas que hacer, pero no sabía ni qué eran ni por qué hacerlas... y al final terminaba pasando en neutro, sin hacer nada, el fin de semana. O peor aún, ante la falta de mejores alternativas, me dedicaba a trabajar en casa.

Ahora resulta que además de toda la lista de pendientes del trabajo, tengo una lista completa de pendientes y proyectos de la casa. Y ahora igual que en la oficina, panorama claro = prioridades claras. Y el fin de semana realmente lo utilizo en cosas productivas, en vez de pasarlo flotando por doquier.

Quejas del GTD? Obviamente, las listas descomunales de pendientes. Mi lista de pendientes antes era de 2 páginas... ahora va por 8 y sigue creciendo. Aunque en realidad no es un problema crítico. Como dice Allen, es mejor tener una lista descomunal y saber qué es lo que no estoy haciendo, que tener una lista de 2 páginas y pasar con la duda de qué se me estará escapando. El manejo de esa lista, de paso, no es mayor problema: cualquier administrador de tareas básico la trabaja muerto de risa.

El otro punto que critico del GTD es la mentalidad tan difusa que maneja en lo que a prioridades se refiere. Talvez sea por tener una formación cuadrada, al estilo Covey, pero no me termina de convencer el estilo de Allen de administrar el tiempo "por intuición" y sacando lo mas pequeño primero. Pero bueno, tal y como lo dice Allen, nadie se ha muerto por administrar así (y me incluyo). Vamos a ver qué tal siguen portándose esas prioridades intuitivas.

Si quieren saber mas de Getting Things Done, en internet hay toda una horda de sitios al respecto. O también pueden buscar los materiales de David Allen directamente en Davidco o en (cough)torrent(cough).

En las próximas semanas estaré posteando mas detalles del GTD y cómo se hace. Pero por mientras, revisen Internet... estoy seguro que a la mayoría le servirá echarle un vistazo al tema.

6 comentarios:

Terox dijo...

Suena muy interesante...

Conochesanjosedenoche.ticoblogger.com dijo...

Aaaaaaaaaaaahhhhhhhhhhhh

@@@[email protected]@@ dijo...

Es una muy buena técnica, yo la conocí en la universidad y actualmente en mi escritorio y en mi agenda siempre encontrarás listas de cosas por hacer, que para mí son lo mejor para organizar como dice el post, no sólo el orden y la priorización de las tareas, sino el tiempo libre en todo.

Claro mi metodología la llamo CXH (cosas x hacer), en vez de Get Things Done!!!

Éxitos con esto, al menos a mi me ha funcionado de forma espectacular, y efectivamente si se libera la mente con estos ejercicios, generando mejor control.

Gracias

MSB dijo...

Interesante teoria, conforme va creciendo la lista, no genera estres de saber todo lo que tenemos por hacer?

que estres!

Mario dijo...

En realidad es peor el estres de no saber lo que se nos está quedando por fuera. =D

dannielo dijo...

For implementing GTD you might try out this web-based application:

http://www.gtdagenda.com

You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, schedules and a calendar.
A mobile version and iCal are available too.

Hope you like it.