La administración de riesgos en los proyectos

Todo proyecto tiene asociada una serie de riesgos. Las definiciones específicas varían de persona en persona, pero una de las más aceptadas es que un riesgo es cualquier cosa que pueda evitar que un proyecto llegue a sus metas de costo, tiempo y calidad. Al hacer un trabajo, especialmente al inicio, nunca se puede estar totalmente seguro de qué va a pasar y cómo.

Que lo digan los que trabajan en construcciones donde haya que excavar. Por más estudios y planes que se tienen, nunca se puede estar 100% seguro de lo que se va a encontrar cuando se levante la pala: desde vasijas indígenas hasta líneas de fibra óptica.

Los riesgos de excavación son un tipo de riesgo particular. Pero también existen muchos otros. Hay riesgos financieros, que pueden elevar costos y disminuir ganancias. Hay riesgos administrativos, que pueden generar atrasos que nos eviten entregar algo a tiempo. Hay riesgos ocupacionales, que pueden terminar con alguien lesionado o muerto. Cualquier cosa que nos pueda evitar llegar a la meta, puede ser considerado un riesgo.

Siempre se nos ha enseñado a ocultar los riesgos detrás de un telón llamado "suerte". Nos han enseñado que las cosas se hacen, y si apareció algo inesperado, es mala suerte y no pudimos haberlo previsto. Eso ocasiona que muchas veces se nos hagan difíciles los negocios y proyectos: porque resulta que el cliente no quiere correr riesgos, quiere que todos los maneje la empresa o el profesional.

Lo cual es válido. Dice la teoría que un riesgo puede ignorarse, preverse, mitigarse o transferirse. El cliente simplemente nos transfiere todo el riesgo a nosotros, y que nosotros veamos a ver qué hacemos.

De nuestro lado, a la hora de hacer cualquier cosa, tiene que existir un análisis de riesgos muy cuidadoso. Y no solo de los riesgos que sean evidentes, sino que hay que pensar incluso en aquellos que parecen insignificantes y remotos. Considerar la posibilidad de que se incendie la oficina de proyecto? Puede parecer ridículo, pero más de uno podrá contar como no parece tan ridículo, después de que se deja un coffee maker encendido y a la mañana siguiente aparecen reportes, estados financieros, y documentos de oferta empapados e ilegibles gracias al sistema de rociadores.

Existen varias metodologías para evaluar y planificar riesgos, con o sin análisis matemático. En general todas se reducen a lo mismo: hacer un listado de todos los posibles riesgos sin importar qué tan pequeños parezcan, evaluar cada uno, y clasificarlo de acuerdo con la probabilidad de que ocurra y la severidad del daño que generaría. De esta manera se obtiene una lista de amenazas en donde se puede ver cuáles son las importantes, y cuáles no tienen mayor importancia.

El error que cometen muchos al usar estas metodologías es que nunca pasan a la siguiente etapa: monitoreo y retroalimentación. Durante un proyecto las cosas cambian, y por ende los riesgos cambian. El riesgo de un incendio es insignificante durante la etapa de órdenes de compra, pero en la etapa de almacenamiento de mercadería si se vuelve crítico. Cuando se pasa a una nueva etapa, necesariamente hay que revisar la lista de riesgos y actualizarla para que refleje el estado actual de las cosas.

Generalmente cuando ocurre un desastre y "nadie se lo esperaba", es señal de que las condiciones cambiaron y la lista de riesgos no se actualizó. El cambio pasó por los radares y nadie le prestó atención ni le avisó a nadie más, y finalmente ese cambio detonó una cadena que terminó en desastre.

El manejo de riesgos es un proceso continuo, que inicia con el proyecto, crece con el proyecto y muere con el proyecto. Es la única forma de poder estar preparados (casi) para cualquier eventualidad, y que no seamos una víctima más de la Ley de Murphy.