Reuniones...

En algún momento recuerdo haber pensado que las reuniones eran bonitas, y una buena herramienta. Una oportunidad de verse cara a cara con otra gente, intercambiar conocimientos, y en conjunto resolver objetivos como parte de un proyecto.

Luego, llegué al mundo real. Y me di cuenta que las reuniones eran simplemente una excusa de alguien, para meter a 10 personas en una misma habitación y gastar 3 horas de su tiempo diciéndoles lo que ya todos sabían.

El mundo sufre de reunionitis. Para todo las reuniones son solución... y a cada rato se ocupan reuniones. El problema es que esas reuniones al final siempre terminan en lo mismo: es mas el tiempo que se pierde que el avance que se logra. Pero el mal en sí no es la reunión, sino como se maneja. Las reuniones podrían ser mucho mas productivas, siempre y cuando la gente se apegara a algunos lineamientos:

1. No todo ocupa una reunión. Hay temas que se pueden resolver con una llamada telefónica. O si se ocupa integrar a mas de dos personas existe el MSN, Skype, o cualquiera de las herramientas mas elaboradas de videoconferencia o teleconferencia que hay en el mercado. Antes de convocar a media humanidad a una reunión, hay que preguntarse si se ocupa del todo hacerlo.
   
2. Las reuniones como máximo duran una hora. Por más que lo nieguen, y lo nieguen, y lo nieguen, después de una hora ya nadie les está poniendo atención. No insistan. Y entre mas duren después de la hora, menos atención les van a poner. Máximo una hora, no hay quite.
   
3. Hay que saber para qué es la reunión. El que va a convocar a reunión, tiene que contestar una pregunta: qué es lo que se quiere lograr mediante la reunión? Al final de la reunión, qué objetivos puntuales se tienen que haber cumplido para decir que el trabajo está concluido? Si no se tiene una respuesta clara, y una lista de objetivos puntuales, no debería haber reunión.
4. Se convoca solo a la gente necesaria. Si no invitamos a alguien, sí, puede que se nos resienta. Pero definitivamente eso es mejor que convocar a todos y tener 20 resentidos hablando al dia siguiente de por qué se los llevaron a perder el tiempo en una reunión que no tenía que ver con ellos. El que puede aportar directamente al objetivo de la reunión, es quien tiene que estar... nada mas.
   
5. Hay que tener una agenda. Una agenda escrita, que todos tengan desde el día anterior. La agenda tiene que decir cuáles son los objetivos y los temas a tratar, y cuánto tiempo hay para tratarlos. Todos deberían tener la agenda con 48 horas de anticipación, para que la puedan revisar y puedan prepararse.
6. No se llega a la reunión a leer o revisar material. Si hay algún material para discutir en la reunión, todos deberían tenerlo con suficiente anticipación -antes- de la reunión.
   
7. Se empieza a tiempo y se termina a tiempo. Si no se empieza y se termina a tiempo, la gente se hace de la idea de que el tiempo en las reuniones le vale a todo el mundo. Y es ahí donde empieza a haber apatía hacia las reuniones. Si quieren que la gente se apunte de lleno, lo primero que tienen que hacer es respetar su tiempo y cumplir lo prometido.
8. Alguien tiene que tomar minuta. Alguien tiene que estar designado para apuntar los temas, las decisiones que se tomaron, qué tareas quedan, quién es el responsable de cada tarea, y para cuando. La minuta no tiene que ser un drama de 5 páginas, de hecho entre mas corta y clara, mejor. Y la minuta hay que distribuirla a los participantes, máximo 2 o 3 días después de la reunión.
   
9. Se vale ir soltando gente. Si ya no se ocupa a alguien en la reunión, se les puede dar -explícitamente- la libertad de retirarse. Puede que los primeros temas sean de departamento, y luego se pase a temas mas específicos de cada equipo. Lo lógico es que concluido el tema de departamento, se les da permiso a los que ya no tengan que ver con los temas siguientes de que se vayan.
10. Debe haber un moderador. No se valen las reuniones "abiertas" donde no hay moderador y cada quien agarra su turno cuando quiere. Alguien tiene que llevar el orden de la agenda, cuidar el tiempo de cada tema, y cuidar que no se esté hablando paja. Y en el momento en que empieza a saltar la paja, se corta el tema para que no se convierta en una hablada de 3 horas.
11. Tiene que haber un encargado de darle seguimiento a los acuerdos. En la reunión se deciden cosas. Y en la minuta dice quién tiene que hacer qué, y para cuando. Debe haber alguien que para la siguiente reunión, se encargue de ver si se cumplió todo y a tiempo. Y sino, esa persona tiene que indagar por qué.
12. No hay que ponerse a resolver los problemas en las reuniones. Es demasiado común que un reporte de problema en una reunión, se convierta en una sesión de análisis y solución. Y es ahí donde las reuniones se hacen de 5 horas. Si alguien tiene un problema, se determina quién debe resolverlo, y se deja anotado que tiene esa tarea. No se debe permitir que el problema pase a ser el tema central de la reunión y se haga a un lado la agenda, a menos que, por supuesto, el problema y su solución sea precisamente el tema de la reunión.

Las reuniones son aburridas, y una pérdida de tiempo, porque la gente deja que se conviertan en eso. No les dan estructura, ni orden, ni vigilan que durante la reunión se estén respetando los temas a tratar y el tiempo designado. Haciendo algunos pequeños cambios, las reuniones pueden volverse mucho mas productivas y mucho mas soportables para los participantes.

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