viernes, 30 de enero de 2009

GTD: Recolectar



Lo primero que hay que aprender para hacer GTD, es a recolectar.

Recolectar significa agarrar toda la información que nos llega, por el medio que sea, transferirla a un medio seguro (o sea, fuera de nuestra cabeza), y acomodarla en un solo lugar.

Tres pasos, que hay que cumplir religiosamente. Van de nuevo:

  1. Todo lo que nos llega es información, y esa información hay que recolectarla. La información nos llega de muchas formas: la gente nos pide cosas, nos llegan correos electrónicos, nos llaman por teléfono, nos llegan sobres, revistas, brochure, etc. Todo eso hay que capturarlo. No se preocupen por ver qué tienen que hacerlo, nada mas captúrenlo y que no se pierda.
  2. La información en nuestra mente, no está segura. Hay que transferirla a un lugar seguro donde no se pierda. Eso significa... papel! Y es ahí donde entra la famosa libreta de 200 colones. Apenas surge algo que requiere que lo atendamos, en otras palabras que ocupa alguna reacción o respuesta de nuestra parte, hay que apuntarlo en la libreta.
  3. Y una vez apuntado, hay que garantizar que no se pierda y que lo veamos posteriormente. Cómo logramos esto? Poniéndolo en un lugar seguro... llámese sobre de manila. O en la misma libreta está seguro siempre y cuando no perdamos la libreta ni la lavemos ni nada por el estilo.
Ya saben. En el momento en que se acuerden de algo que tienen que hacer, apúntenlo. En el momento en que alguien les pida algo, apúntenlo. En el momento en que terminan una llamada telefónica, apunten. Apunten todo.

Por qué esa obsesión con apuntar todo? Bueno, resulta que lo que no apunten, su mente va a seguir tratando de recordarlo. Y eso los va a estar molestando constantemente. Van a estar pensando en el reporte financiero del mes, cuando de repente... interrupción... se van a acordar de que ocupan comprar baterías. Luego van a estar leyendo el periódico... interrupción ... de nuevo se acuerdan que ocupan baterías. Y cuando llegan al supermercado y están pagando en la caja? No se van a acordar de que ocupan baterías!! Como dice David Allen.... el problema con su cerebro, es que no tiene un cerebro que le diga cuándo recordarles las cosas...

Ahora, qué va a pasar después de unas horas... cuando hayamos apuntado un montón de cosas y sigan entrando llamadas y correos y solicitudes? Pues, su sobre de manila probablemente termine viéndose como el mío:

Eso que ven es mas o menos el acumulado de unas cuantas horas de información. Como pueden ver, tengo papeles con anotaciones, recibos, facturas que tengo que pagar, ideas que se me han ocurrido, recordatorios para el supermercado... un desmadre que a cualquiera le da miedo. Excepto a mi.

Por qué? Primero porque sé que las ideas, recibos, facturas, recordatorios, etc. están metidos en el sobre... y no se me van a olvidar. Eso resuelve por lo menos el 80% de mi preocupación inicial (=que se me olvide y explote luego en el momento menos oportuno). Y segundo, porque en el siguiente paso, voy a agarrar ese desmadre de cosas, y les voy a dar una forma comprensible y ordenada.

4 comentarios:

Jesus dijo...

Has conseguido mi atención en lo que escribiste. Te pregunto, por que no mencionas que la información se puede recolectar a través de Outlook, que ya de por sí es una herramienta que se usa tanto, por qué no la mencionas, en su lugar sugieres utilizar herramientas muy “arcaicas”.

Mario dijo...

Ah por una razón muy simple. Usted no tiene Outlook 24 horas al dia. Y el problema es que si usted usa solo Outlook y no lo tiene a mano (por ejemplo si la compu está apagada) ya le empieza a dar pereza y lo va dejando para luego, y cae de nuevo en la rutina de "luego me acuerdo de apuntarlo en Outlook"... y ahí es donde se pierden cosas.

En cambio con una libreta pequeña, en cualquier lado usted apunta, en el momento, y no se le pierde.

Ahora, el Outlook si es un medio de recolección: de correos electrónicos. Y si puede ser un medio para la parte de procesamiento de todo lo que uno ha recolectado, porque es muy facil agrupar y acomodar tareas en Outlook.

Pero para la etapa de recoleccion, prefiero siempre el papel :)

el mae del bajo dijo...

mae mario, como me gusta este blog y los temas que trata!!!
voy a ponerlo en el blogroll!!!
es que me cuadran estos temas de la organizacion y la administracion, aunque yo estudio otra carrera, me fascinan estos temas de adminitracion....

Jesus dijo...

Me dejaste con las ganas de saber sobre los otros 4 pasos.