GTD: Recolectar

Lo primero que hay que aprender para hacer GTD, es a recolectar.

Recolectar significa agarrar toda la información que nos llega, por el medio que sea, transferirla a un medio seguro (o sea, fuera de nuestra cabeza), y acomodarla en un solo lugar.

Tres pasos, que hay que cumplir religiosamente. Van de nuevo:

1. Todo lo que nos llega es información, y esa información hay que recolectarla. La información nos llega de muchas formas: la gente nos pide cosas, nos llegan correos electrónicos, nos llaman por teléfono, nos llegan sobres, revistas, brochure, etc. Todo eso hay que capturarlo. No se preocupen por ver qué tienen que hacerlo, nada mas captúrenlo y que no se pierda.
2. La información en nuestra mente, no está segura. Hay que transferirla a un lugar seguro donde no se pierda. Eso significa... papel! Y es ahí donde entra la famosa libreta de 200 colones. Apenas surge algo que requiere que lo atendamos, en otras palabras que ocupa alguna reacción o respuesta de nuestra parte, hay que apuntarlo en la libreta.
   
3. Y una vez apuntado, hay que garantizar que no se pierda y que lo veamos posteriormente. Cómo logramos esto? Poniéndolo en un lugar seguro... llámese sobre de manila. O en la misma libreta está seguro siempre y cuando no perdamos la libreta ni la lavemos ni nada por el estilo.

Ya saben. En el momento en que se acuerden de algo que tienen que hacer, apúntenlo. En el momento en que alguien les pida algo, apúntenlo. En el momento en que terminan una llamada telefónica, apunten. Apunten todo.

Por qué esa obsesión con apuntar todo? Bueno, resulta que lo que no apunten, su mente va a seguir tratando de recordarlo. Y eso los va a estar molestando constantemente. Van a estar pensando en el reporte financiero del mes, cuando de repente... interrupción... se van a acordar de que ocupan comprar baterías. Luego van a estar leyendo el periódico... interrupción ... de nuevo se acuerdan que ocupan baterías. Y cuando llegan al supermercado y están pagando en la caja? No se van a acordar de que ocupan baterías!! Como dice David Allen.... el problema con su cerebro, es que no tiene un cerebro que le diga cuándo recordarles las cosas...

Ahora, qué va a pasar después de unas horas... cuando hayamos apuntado un montón de cosas y sigan entrando llamadas y correos y solicitudes? Pues, su sobre de manila probablemente termine viéndose como el mío:

Eso que ven es mas o menos el acumulado de unas cuantas horas de información. Como pueden ver, tengo papeles con anotaciones, recibos, facturas que tengo que pagar, ideas que se me han ocurrido, recordatorios para el supermercado... un desmadre que a cualquiera le da miedo. Excepto a mi.

Por qué? Primero porque sé que las ideas, recibos, facturas, recordatorios, etc. están metidos en el sobre... y no se me van a olvidar. Eso resuelve por lo menos el 80% de mi preocupación inicial (=que se me olvide y explote luego en el momento menos oportuno). Y segundo, porque en el siguiente paso, voy a agarrar ese desmadre de cosas, y les voy a dar una forma comprensible y ordenada.

GTD: por dónde empezamos?

Primer paso para empezar a hacer GTD: vayan a la librería, y compren lo siguiente:

1. Un lapicero, o dos lapiceros. O tres si son muy propensos a perderlos.
2. Una libreta de esas miniatura, que cuestan como 200 colones y caben en la bolsa de cualquier camisa o pantalón.
3. Un sobre de manila pequeño.
4. Un paquete de carpetas de esas cafés que se usan para guardar papeles.
5. Una resma de papel, si por alguna extraña razón fuera imposible de conseguir en su casa.
   

Si no tienen tiempo de ir a la librería en este momento, tranquilos. Sustituyan todo lo anterior por una hoja de papel y un lapicero. Igual les va a funcionar.

GTD tiene 5 pasos. Esos cinco pasos son un ciclo, que se va a repetir una y otra y otra vez:

1. Recolectar
2. Procesar
3. Organizar
4. Evaluar
5. Hacer

El primer paso que hay que aprender es a recolectar la información. Ese sigue en el próximo post....

GTD: una intro rápida

Después de haberme puesto voluntariamente como rata de laboratorio para la metodología GTD (Getting things done) de David Allen, durante varios meses, creo que he acumulado suficiente conocimiento como para explicar más o menos por donde va la procesión, y ver si alguien mas quiere sumarse.

GTD, que en español se traduce "terminando las cosas", es una filosofía de administración del tiempo y organización personal. En realidad según sus creadores es una filosofía de "administración de vida", aunque yo mejor me quedo en el nivel de administración de tiempo para que no empiece a sonar medio paranormal la cosa.

El principio fundamental del GTD es que la mente humana no sirve para almacenar información, por lo menos no de una manera inteligente. Lo que dice la gente a diario, de que tiene memoria de teflón, es la norma y no la excepción en GTD. Los seres humanos olvidan fácilmente las cosas que tienen que recordar, en el momento oportuno para recordarlas. En otras palabras uno nunca se acuerda que la gasolina sube al día siguiente cuando está pasando frente a la bomba... uno se acuerda a las 10 de la noche cuando está en la casa, listo para irse a dormir.

Pero, la mente si es muy buena para tomar decisiones con la información que le llega. Es muy buena para crear planes que permitan llegar a un lugar deseado. Es muy buena para decidir qué es importante, qué puede esperar, y qué no tiene importancia alguna.

Así que lo que hay que hacer, es lo obvio. Que la mente se dedique a tomar decisiones y hacer planes, y no a tratar de recordar 800 pedazos de información aleatoria. Esa labor de recordar se la pasamos a algo externo, que sí sea bueno para recordar... llámese papel, computadora, agenda, etc.

Ya con la mente despejada de todos esos pedazos de información, se vuelve mucho más fácil pensar y tomar las decisiones necesarias. Y esa es la maravilla del GTD: le permite a uno pensar tranquilamente, sin las interrupciones de 800 cosas que están compitiendo para que uno las recuerde. Y aunque parezca mentira, ese estado de libertad para pensar es algo totalmente nuevo y diferente para la mayoría de las personas.

Si les despierta curiosidad, embárquense unas semanas. Pruébenlo. Si les funciona, excelente... y si no, pues, sigan con su rutina normal. Aunque lo mas probable es que, como muchos otros, después de unas semanas se estén preguntando cómo habían logrado sobrevivir sin esto.

Como manejar el dinero en la crisis

Ahora que se está hablando por todo lado de despidos, de ventas raquíticas, y de precios de acciones por los suelos, cada centavo que tengamos en la cuenta bancaria empieza a contar. De repente, esos 25.000 colones que nos gastábamos un viernes por la noche el año pasado nos empiezan a hacer falta, talvez no para vivir, pero si por lo menos para tranquilizar la conciencia.

Ni modo, el pasado ya se fue, no hay que llorar la leche derramada. Pero a futuro, hay que cuidar mas las inversiones y los gastos. Especialmente ahora en el 2009, y a principios del 2010, es cuando mas van a sufrir las finanzas de la gente. Eso significa que hay que tomar medidas desde ya, para poder llegar relativamente bien a fin de año.

Las cuentas de cada quien son diferentes, y cada quien tiene sus necesidades distintas. Pero si hay algunas medidas comunes que podemos aplicar, y que van a ayudar a mantenernos financieramente sanos en estos tiempos:

1. Controle sus gastos. La gran mayoría de la gente gasta la plata, y no sabe en qué. O saben mas o menos en qué, pero como que no tienen una idea totalmente clara. Este es el momento de hacerse una idea clara. Deje de botar los tiquetes de caja, y empiece a sumarlos. Revise los estados de cuenta de la tarjeta en vez de meterlos en una gaveta. Sepa a dónde se está yendo la plata, si no sabe eso, está caminando ciego hacia el desastre.
2. Planifique los gastos. Haga un plan trimestral de gastos. Primero haga cabeza durante varios días de los gastos obligatorios que van a aparecerle durante el año: supermercados, gasolina, servicios básicos, impuestos, pólizas de seguro, educación, marchamos, préstamos, etc. Saque cuánto va a tener que pagar a guevo cada mes, y cuánta plata le va a sobrar. Luego empiece a analizar gastos "discrecionales", y asígnese un monto límite para estos gastos. Planificar el gasto es crítico para no llegar a fin de año y darse cuenta que hay un montón de facturas atrasadas y no hay plata para pagarlas.
3. Cancele tarjetas de crédito. Las tarjetas de crédito son una forma terriblemente mala para endeudarse. Tienen gastos fijos importantes (por ejemplo el seguro de robo y fraude que son como $40 por año), y cobran intereses descomunales. De hecho las tarjetas de crédito muchas veces las regalan los bancos para lograr que la gente se endeude, y luego engancharles un préstamo a largo plazo para pagar la deuda. Cancele sus tarjetas. Deje solo una, y trabájela al contado... o simplemente pase a las tarjetas de débito.
4. Invierta sus ahorros. No cometa el error de dejar sus ahorros en una cuenta bancaria. Las cuentas bancarias pagan como 1% de interés en colones, eso significa que gracias a la inflación, el 13% de sus ahorros en las cuentas bancarias desaparece cada año. No sea tonto: invierta los ahorros en fondos a la vista, o por lo menos en un depósito a plazo, y compense la inflación.
5. Aproveche las inversiones a la vista. Las inversiones a la vista son una excelente forma de controlar sus gastos impulsivos y a la vez compensar la inflación. Simplemente tome su plan (punto 2), deje en la cuenta lo que ocupe para ese periodo, y el resto enciérrelo en un fondo a la vista. No tener un exceso de plata en la cuenta es una muy buena forma de no gastarla impulsivamente. Imprevistos? La mayor parte de los fondos a la vista permiten retiros a 24 horas plazo, por lo que tampoco queda uno totalmente descubierto.
6. No caiga en el juego del tipo de cambio. Los periódicos siempre hacen un escándalo cuando el tipo de cambio da un salto. Y la gente corre despavorida a vender o comprar sus dólares, según ellos para "ganarse algo" o "minimizar pérdidas". No lo haga. En cada cambio de moneda, pierde dinero (unos 10 colones por dólar). Y normalmente cuando sube el tipo de cambio, la subida no es lo suficientemente rápida ni predecible como para generar ganancias importantes.
7. Dólares, o colones? Los gastos fijos como supermercados, servicios, gasolina, gastos médicos, etc. son en colones. Las inversiones grandes de largo plazo como carros, propiedades, equipos especializados, etc. generalmente vienen en dólares. Eso significa que vale la pena tener ahorros en ambos. Cuánto de cada uno depende de qué tanto sea el gasto que tiene uno en cada moneda. La idea es tener que hacer el mínimo número de cambios de moneda posible durante el mes. Y ni piense invertir en Yenes o Euros: quién da algo por un Euro o un Yen en América?
   

La crisis apesta. Pero apesta aún más toparse con un montón de gastos y deudas que nada que ver en media crisis. En este momento, ya todos sabemos que en el 2009 vamos de culo... está en manos de cada quien determinar precisamente a qué nivel quieren irse de culo: si quieren terminar con unos rasponcitos el año, o si quieren salir rodando y rebotando en una caída digna de los mejores episodios de Jackass.


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Reuniones...

En algún momento recuerdo haber pensado que las reuniones eran bonitas, y una buena herramienta. Una oportunidad de verse cara a cara con otra gente, intercambiar conocimientos, y en conjunto resolver objetivos como parte de un proyecto.

Luego, llegué al mundo real. Y me di cuenta que las reuniones eran simplemente una excusa de alguien, para meter a 10 personas en una misma habitación y gastar 3 horas de su tiempo diciéndoles lo que ya todos sabían.

El mundo sufre de reunionitis. Para todo las reuniones son solución... y a cada rato se ocupan reuniones. El problema es que esas reuniones al final siempre terminan en lo mismo: es mas el tiempo que se pierde que el avance que se logra. Pero el mal en sí no es la reunión, sino como se maneja. Las reuniones podrían ser mucho mas productivas, siempre y cuando la gente se apegara a algunos lineamientos:

1. No todo ocupa una reunión. Hay temas que se pueden resolver con una llamada telefónica. O si se ocupa integrar a mas de dos personas existe el MSN, Skype, o cualquiera de las herramientas mas elaboradas de videoconferencia o teleconferencia que hay en el mercado. Antes de convocar a media humanidad a una reunión, hay que preguntarse si se ocupa del todo hacerlo.
   
2. Las reuniones como máximo duran una hora. Por más que lo nieguen, y lo nieguen, y lo nieguen, después de una hora ya nadie les está poniendo atención. No insistan. Y entre mas duren después de la hora, menos atención les van a poner. Máximo una hora, no hay quite.
   
3. Hay que saber para qué es la reunión. El que va a convocar a reunión, tiene que contestar una pregunta: qué es lo que se quiere lograr mediante la reunión? Al final de la reunión, qué objetivos puntuales se tienen que haber cumplido para decir que el trabajo está concluido? Si no se tiene una respuesta clara, y una lista de objetivos puntuales, no debería haber reunión.
4. Se convoca solo a la gente necesaria. Si no invitamos a alguien, sí, puede que se nos resienta. Pero definitivamente eso es mejor que convocar a todos y tener 20 resentidos hablando al dia siguiente de por qué se los llevaron a perder el tiempo en una reunión que no tenía que ver con ellos. El que puede aportar directamente al objetivo de la reunión, es quien tiene que estar... nada mas.
   
5. Hay que tener una agenda. Una agenda escrita, que todos tengan desde el día anterior. La agenda tiene que decir cuáles son los objetivos y los temas a tratar, y cuánto tiempo hay para tratarlos. Todos deberían tener la agenda con 48 horas de anticipación, para que la puedan revisar y puedan prepararse.
6. No se llega a la reunión a leer o revisar material. Si hay algún material para discutir en la reunión, todos deberían tenerlo con suficiente anticipación -antes- de la reunión.
   
7. Se empieza a tiempo y se termina a tiempo. Si no se empieza y se termina a tiempo, la gente se hace de la idea de que el tiempo en las reuniones le vale a todo el mundo. Y es ahí donde empieza a haber apatía hacia las reuniones. Si quieren que la gente se apunte de lleno, lo primero que tienen que hacer es respetar su tiempo y cumplir lo prometido.
8. Alguien tiene que tomar minuta. Alguien tiene que estar designado para apuntar los temas, las decisiones que se tomaron, qué tareas quedan, quién es el responsable de cada tarea, y para cuando. La minuta no tiene que ser un drama de 5 páginas, de hecho entre mas corta y clara, mejor. Y la minuta hay que distribuirla a los participantes, máximo 2 o 3 días después de la reunión.
   
9. Se vale ir soltando gente. Si ya no se ocupa a alguien en la reunión, se les puede dar -explícitamente- la libertad de retirarse. Puede que los primeros temas sean de departamento, y luego se pase a temas mas específicos de cada equipo. Lo lógico es que concluido el tema de departamento, se les da permiso a los que ya no tengan que ver con los temas siguientes de que se vayan.
10. Debe haber un moderador. No se valen las reuniones "abiertas" donde no hay moderador y cada quien agarra su turno cuando quiere. Alguien tiene que llevar el orden de la agenda, cuidar el tiempo de cada tema, y cuidar que no se esté hablando paja. Y en el momento en que empieza a saltar la paja, se corta el tema para que no se convierta en una hablada de 3 horas.
11. Tiene que haber un encargado de darle seguimiento a los acuerdos. En la reunión se deciden cosas. Y en la minuta dice quién tiene que hacer qué, y para cuando. Debe haber alguien que para la siguiente reunión, se encargue de ver si se cumplió todo y a tiempo. Y sino, esa persona tiene que indagar por qué.
12. No hay que ponerse a resolver los problemas en las reuniones. Es demasiado común que un reporte de problema en una reunión, se convierta en una sesión de análisis y solución. Y es ahí donde las reuniones se hacen de 5 horas. Si alguien tiene un problema, se determina quién debe resolverlo, y se deja anotado que tiene esa tarea. No se debe permitir que el problema pase a ser el tema central de la reunión y se haga a un lado la agenda, a menos que, por supuesto, el problema y su solución sea precisamente el tema de la reunión.

Las reuniones son aburridas, y una pérdida de tiempo, porque la gente deja que se conviertan en eso. No les dan estructura, ni orden, ni vigilan que durante la reunión se estén respetando los temas a tratar y el tiempo designado. Haciendo algunos pequeños cambios, las reuniones pueden volverse mucho mas productivas y mucho mas soportables para los participantes.

reuniones productividad

El 2009 se pone peor aún...

Si creían ya estar enterados de la tragedia que nos espera en el 2009... piensenlo de nuevo.

Alguien se ha puesto a analizar los feriados este año?

• 11 de abril, cae sábado.
• 25 de julio, cae sábado.
• 2 de agosto, cae domingo.
• 15 de agosto, cae sábado.

Lo cual nos deja solo con Semana Santa, 15 de setiembre y 25 de diciembre.

Y, tristemente, el traslado del feriado a lunes no aplica cuando caen un sábado.

Diay si, este año estamos totalmente jodidos! =)

Anorexia empresarial

La crisis ya nos llegó, finalmente. Muchos esperaban que nos pasara por alto, un fenómeno más del primer mundo que no nos afectó, pero no fue así. Cerrando el segundo semestre del 2008, empezó a caer el hacha sobre las estructuras empresariales del país. Y es probable que el fenómeno continúe durante el 2009, porque así como la recesión fue lenta en llegar, también va a ser lenta para irse.

Es precisamente en estos momentos cuando se hace muy popular la anorexia empresarial, ese sentimiento incontrolable de que hay que bajar costos a como dé lugar. Hay que reducir personal, hay que reducir proyectos, hay que reducir inversiones, hay que reducir gastos. La política de las empresas tiende a volverse un recorte, tras otro, tras otro.

Pero así de fácil no es. Las empresas tienen que tener mucho cuidado a la hora de recortar personal y costos. Como todo, con moderación es bueno. Pero si se hace en exceso, puede mas bien limitar la capacidad de la empresa de mantenerse a flote, y minar sus compromisos.

Algo en lo que parecen coincidir los expertos en el tema es que durante recesiones como la que tenemos encima, las empresas deberían fortalecer su fuerza de ventas. Como parte de las reestructuraciones debería buscarse mejorar los departamentos que buscan y enganchan nuevos clientes, que es precisamente donde está la supervivencia de una empresa en el largo plazo. Y el resto de los departamentos deberían acomodarse de acuerdo con las proyecciones que se hagan con ese departamento de ventas mejorado.

El problema es que muchas empresas, especialmente las PYMES, no están haciendo eso. Están reduciendo su personal al máximo, y recortando todo lo posible para sus flujos de caja no se vuelvan negativos. En otras palabras, practican fielmente la anorexia empresarial.

La pregunta interesante es, en el momento en que no puedan recortar mas y sus ingresos sigan disminuyendo... qué van a hacer? La realidad de la recesión es que de mantenerse todo igual, las ventas van a ir cayendo progresivamente. Y de mantenerse todo igual, tarde o temprano los ingresos no van a poder pagar la operación de la empresa, aunque esté solo el dueño y la secretaria.

Por otro lado, si una empresa con una planilla raquítica logra obtener un contrato grande, va a serle difícil atenderlo apropiadamente. Va a haber un periodo de ajuste mientras se consigue de nuevo el personal requerido para atender el contrato. Y en ese periodo, puede que el cliente se canse de esperar y se vaya donde la competencia.

Parte del manejo de una empresa durante una recesión es reducir costos. Pero hay que saber a dónde reducirlos, y hasta dónde. No es cuestión simplemente de recortar todo progresivamente hasta dejar a la empresa sin una sola persona. Eso, lejos de mejorar el panorama financiero de la empresa, puede terminar convirtiéndola en una víctima mas de la crisis.

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