Listas, listas y mas listas: un caso de la vida real

Hace un tiempo hice un post acerca de lo útil que era tener una lista "to-do". Posteriormente hice otro post donde mencionaba los resultados de haberme pasado al sistema GTD para organizar el tiempo.

Un conocido, al ver los posts, me mencionó que sonaban muy interesantes... pero que esas soluciones funcionaban solo dentro de la burbuja académica, o en un ambiente de oficina muy delimitado. Jamás funcionarían en el ambiente de la producción, donde él se desempeñaba, y en donde los requerimientos y condiciones cambiaban minuto a minuto.

Y como era de suponerse, su versión era que el sistema antiguo seguia siendo el mejor: sacar las cosas, conforme fueran apareciendo, sin estar levantando listas que "al final no servían para nada".

Que casualidad que unas semanas después me tocó caer en el manejo directo de un sistema productivo de los mas difíciles: una construcción. Y no cualquier construcción, sino la de un proyecto residencial de varios niveles, donde habían cerca de 500 personas trabajando en ese momento, y en donde todos estaban listos para matarse unos a otros con tal de salir del enredo en el que estaban metidos.

Al principio, efectivamente, me dio cosa: poner un proyecto de esa magnitud en manos de una metodología recién "estrenada" como lo era GTD era jugarse un riesgo bien grande. Y varias veces pasó por mi mente que si lo estaban haciendo "como siempre se había hecho" sería por algo. Pero al final, la curiosidad suicida prevaleció... y metí el proyecto a la era de las listas a ver qué pasaba.

Lo primero que se hizo fue levantar un "to-do" global, habitación por habitación, punto por punto. Fue un trabajo de varios días, que buscaba listar todo lo que había pendiente en cada habitación, quién era el responsable de hacerlo, y cuál era la siguiente acción. Desde un tornillo que estuviera suelto hasta una ventana que faltara, todo fue a dar al "to-do".

La lista resultante, al mejor estilo GTD fue monstruosa: cerca de 90 páginas. Evidentemente al ver tal cosa, la mayoría de los participantes estaban listos para abandonar el barco: cómo diablos se iban a manejar entre 90 páginas de pendientes? Era una locura. Bueno, eso pensaban.

Hasta que se dieron cuenta que de repente, tenían un mapa completo de qué les hacía falta para terminar el edificio. En ese momento, podían saber qué les hacía falta, a dónde tenía que ir la gente, y a hacer qué. Y sabían que si lograban salir adelante con todos los puntos de la lista no solo tendrían un edificio terminado, sino también sin sorpresas, ni faltantes, ni defectos.

Y a partir de ahí empezó a verse diferente la cosa. Se tomó la lista y se separaron las habitaciones que estaban mas urgidas de terminarse. La lista la empezamos a manejar con el invento en Access del que hablé en otro post, lo cual hizo increíblemente fácil clasificarla y separarla. Todos los días, los encargados de revisión tomaban la lista e iban chequeando por el edificio los puntos terminados. De paso agregaban cualquier punto nuevo que saliera, y al final todo iba a dar a la lista maestra Access. Y así, día tras día tras día.

Dos meses después, el proyecto no es lindísimo y nadie está hecho un amor, pero se ha pasado de una crisis y un estado de demencia colectiva, a un sistema organizado que avanza en una misma dirección. Todos saben que existe una lista donde aparecen los trabajos pendientes, y que esos trabajos no van a desaparecer hasta que se terminen, lo cual evita que cosas se dejen tiradas "esperando que nadie se acuerde". También saben que la lista muestra las metas del día, y eso es lo que tienen que estar haciendo... y nada mas.

El personal misceláneo ya no anda perdido buscando qué hacer... sino que día con día tienen una lista que les dice a dónde ir y qué hacer. Muchas horas que antes se desperdiciaban en tiempo muerto, ahora se aprovechan... lo cual de paso tiene feliz al propietario de la construcción.

Por lo visto, las listas de pendientes no solo son aplicables hasta en los casos mas complicados de la vida real, sino que ayudan a mejorarlos sustancialmente. Cualquier proyecto puede beneficiarse de tener un sistema organizado de listas, con el cual se pueda guiar el progreso de la gente. Y en este caso, quizás, esté la mejor prueba de la vida real.

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