miércoles, 11 de febrero de 2009

GTD: Procesar

En el post anterior expliqué el concepto de recolectar: o sea, recoger todo lo que pasa por nuestra mente que tenemos que hacer o que querríamos hacer, y trasladarlo a un lugar seguro donde no se olvide... llámese papel.

Todos esos papelitos luego los recogemos en un solo lugar (por ejemplo yo recomendé un sobre de manila o una libreta) hasta que tengamos tiempo para verlos. Y esa es la segunda etapa del GTD.

Cada papelito, o cada pedazo de información que tengamos recolectado va a pasar por el proceso de revisión, que esencialmente consiste en examinarlo para determinar tres cosas:

  1. Qué es? Aunque parece redundante, ver cada cosa y analizar qué es, muchas veces hace falta. Hay demasiados casos de cosas que explotan inesperadamente... y resulta que el aviso estaba inmerso en una circular que se pasó una semana antes. Evidentemente si vemos la circular y contestamos que "es un papel mas", estamos mal. Si nos tomamos el tiempo para ver que es una circular que trata de X, Y, Z, vamos por buen camino.
  2. Requiere que hagamos algo? Hay cosas que son solo información, por ejemplo el folleto del carro que nos queremos comprar algún día. Y hay cosas que requieren una acción de parte nuestra, por ejemplo el recibo del agua que vence en 2 días, o la portada del informe financiero que tenemos que entregar a final de la semana. Es importante separar los "no accionables" de los "accionables".
  3. Cuál es el siguiente paso? Tenemos algo que requiere acción de parte nuestra, un "accionable". Cuál es la siguiente acción concreta que tenemos que hacer para sacarlo adelante?
Ese último punto debería ser lo más concreto posible. "Hacer una reunión" no es un paso concreto. El paso concreto puede ser elegir quiénes tienen que estar en la reunión, hacer la agenda de la reunión, buscar un lugar a donde hacerla, o incluso tomar el teléfono y llamar a cada persona para avisarles.

Por qué tanto detalle en la acción? La razón es simple: a la hora de la verdad, cuando todos están encima de uno y no hay tiempo para nada, uno no tiene tiempo de estar planeando las cosas. Y lo mejor que puede tener uno es precisamente tener una lista de pasos a seguir, que le permitan llegar a la meta. Un ejemplo concreto: los pilotos. Ellos no entrenan "al bate" para aterrizar el avión. Tienen una lista de pasos que van chequeando para aterrizar. Ellos no sacan un papel que dice "aterrizar avión", tienen una lista de 25 pasos, que si se realizan todos llevan al avión a la pista.

Así que, para las cosas "accionables", determinamos cuál es el siguiente paso que hay que llevar a cabo para completarlas.

Y qué hay de los "no accionables"? Bueno, esos generalmente caen en tres categorías:

  1. Los que nos informan de algo, y luego pierden relevancia. Esos van al basurero.
  2. Los que en este momento no son accionables, pero lo serán en el futuro cercano. Esos se archivan para encontrarlos en el momento en que los ocupemos.
  3. Los que no tienen mayor relevancia, pero podrían tenerla en un futuro. Esos se archivan como información importante.
Esa, en dos platos, es la etapa de procesar. Para cada pieza de información determinamos qué es, y si requiere o no respuesta (o acción). Si la requiere, determinamos cuál es el siguiente paso a seguir para completarla. Si no la requiere, la pasamos o al basurero o al archivo.

La colección de papeles y documentos deberíamos procesarla por lo menos una vez al día o una vez cada dos días. Ese es uno de los secretos importantes del GTD. Si continuamente estamos revisando la información que entra, y determinando qué hay que hacer con ella, no van a haber "sorpresas" que nos exploten posteriormente.

lunes, 9 de febrero de 2009

Procedimientos que cambian la vida


Estaba leyendo un post que apareció en Mejores Proyectos, donde mencionan qué es lo que la gente mas valora acerca de la administración de proyectos: esa ciencia extraña que no parece servir para mucho, pero sin la cual los grandes proyectos simplemente no se llevarían a cabo en este mundo.

Como parte de una investigación, hicieron una encuesta a 60 empresas. Como parte de la encuesta había una lista de 12 aspectos de la administración de proyectos, y las empresas tenían que ponerlos en orden de acuerdo con el impacto que tuvo cada aspecto en la organización, de mayor a menor.

El ganador, por cualquier cantidad de votos? Procedimientos, procesos y sistemas de administración de proyectos uniformes o estandarizados. Casi un 70% de las empresas entrevistadas dijeron que este fue el aspecto de la administración que mayor impacto tuvo en mejorar sus proyectos. El aspecto que le siguió en importancia fue "Sistema de comunicación en los proyectos estructurado y coordinado"... pero a éste solo un 15% de las empresas le dieron el aval como más importante.

Qué significa lo anterior? Pareciera significar que existe una seria carencia en el mundo de procedimientos establecidos y estandarizados. En otras palabras, pareciera que la norma en las empresas es hacer cada proyecto a como se le ocurra a la gente, y procesar los resultados también a como se le ocurra. Tanto así que estandarizar los procedimientos llega a tener un impacto muchísimo mayor en las empresas que mejorar la comunicación entre los participantes.

A más de uno tiene que haberle pasado. Llegan a una empresa, les dan un trabajo que hacer... y nadie los puede orientar en cuál es la forma en que se hace. Tienen que ponerse a darse golpes contra paredes, para finalmente tener una remota idea de cómo es que se hace. Y hasta hay algunos gerentes ingenuos, que se excusan diciendo que esa es la "curva de aprendizaje"... o incluso saliendo con que "es un profesional, eso tiene que haberlo aprendido en la U".

Pónganles un manual de procedimientos, con la forma aceptada de hacer las cosas, y van a ver como cambia la cosa.

De hecho si se dan cuenta, los grandes consultores de este mundo lo que hacen es venderle a las empresas una forma común y ordenada de hacer las cosas.

La próxima vez que estén ponderando un problema organizacional, en donde sea (la casa, el trabajo, el club de lo que sea)... empiecen por preguntarse si es problema es que no hay una forma acordada de hacer las cosas. Y si lo primero que se debería hacer para resolverlo, es precisamente crear una forma común de hacer las cosas, de ahora en adelante.

lunes, 2 de febrero de 2009

Presentaciones realmente comprensibles


Hay una tendencia horrible entre la gente que hace presentaciones, a utilizar el gráfico que más colores tenga o el primero que aparezca en los libros de texto, para cualquier cosa.

No importa si están mostrando ventas, si están hablando de encuestas, o proyectando datos en el tiempo. Primer gráfico que hayan aprendido a usar, primero que escogerán por el resto de la eternidad.

Lo cual a veces produce resultados bastante difíciles de entender.

Extreme Presentation tiene un instructivo dedicado a seleccionar los mejores estilos de gráfico para cada aplicación. Como parte del instructivo, hay un diagrama de árbol que agrupa los gráficos de acuerdo con la función que tienen. De esta manera, uno puede ir siguiendo el diagrama, hasta llegar al tipo de gráfico que mejor se ajusta a las necesidades.

Está bonito, para la próxima vez que tengan que presentar datos en forma gráfica.