lunes, 9 de febrero de 2009

Procedimientos que cambian la vida


Estaba leyendo un post que apareció en Mejores Proyectos, donde mencionan qué es lo que la gente mas valora acerca de la administración de proyectos: esa ciencia extraña que no parece servir para mucho, pero sin la cual los grandes proyectos simplemente no se llevarían a cabo en este mundo.

Como parte de una investigación, hicieron una encuesta a 60 empresas. Como parte de la encuesta había una lista de 12 aspectos de la administración de proyectos, y las empresas tenían que ponerlos en orden de acuerdo con el impacto que tuvo cada aspecto en la organización, de mayor a menor.

El ganador, por cualquier cantidad de votos? Procedimientos, procesos y sistemas de administración de proyectos uniformes o estandarizados. Casi un 70% de las empresas entrevistadas dijeron que este fue el aspecto de la administración que mayor impacto tuvo en mejorar sus proyectos. El aspecto que le siguió en importancia fue "Sistema de comunicación en los proyectos estructurado y coordinado"... pero a éste solo un 15% de las empresas le dieron el aval como más importante.

Qué significa lo anterior? Pareciera significar que existe una seria carencia en el mundo de procedimientos establecidos y estandarizados. En otras palabras, pareciera que la norma en las empresas es hacer cada proyecto a como se le ocurra a la gente, y procesar los resultados también a como se le ocurra. Tanto así que estandarizar los procedimientos llega a tener un impacto muchísimo mayor en las empresas que mejorar la comunicación entre los participantes.

A más de uno tiene que haberle pasado. Llegan a una empresa, les dan un trabajo que hacer... y nadie los puede orientar en cuál es la forma en que se hace. Tienen que ponerse a darse golpes contra paredes, para finalmente tener una remota idea de cómo es que se hace. Y hasta hay algunos gerentes ingenuos, que se excusan diciendo que esa es la "curva de aprendizaje"... o incluso saliendo con que "es un profesional, eso tiene que haberlo aprendido en la U".

Pónganles un manual de procedimientos, con la forma aceptada de hacer las cosas, y van a ver como cambia la cosa.

De hecho si se dan cuenta, los grandes consultores de este mundo lo que hacen es venderle a las empresas una forma común y ordenada de hacer las cosas.

La próxima vez que estén ponderando un problema organizacional, en donde sea (la casa, el trabajo, el club de lo que sea)... empiecen por preguntarse si es problema es que no hay una forma acordada de hacer las cosas. Y si lo primero que se debería hacer para resolverlo, es precisamente crear una forma común de hacer las cosas, de ahora en adelante.

1 comentario:

LUCHO dijo...

Excelente artículo.
En la empresa para la cual trabajo implementamos la Metodología para la Administración de Proyectos alineada al PMBOK y configuramos las herramientas tecnológicas apropiadas de acuerdo con procesos y procedimientos concretos. Todo está al alcance de los involucrados en los proyectos y para muchos se ha convertido en la mejor guía para hacer su trabajo. Sobre la marcha, y en forma creciente se evidencia un tema al cual se le atribuye con frecuencia el fracaso de los proyectos: la resistencia al cambio.

Los procedimientos de por sí no cambian la vida, requieren de un adecuado plan de gestión del cambio que prepare al ambiente para aceptar una forma ordenada de hacer las cosas, en especial si la empresa tiene procesos informales, y de contera ha tenido experiencias exitosas.