miércoles, 11 de febrero de 2009

GTD: Procesar

En el post anterior expliqué el concepto de recolectar: o sea, recoger todo lo que pasa por nuestra mente que tenemos que hacer o que querríamos hacer, y trasladarlo a un lugar seguro donde no se olvide... llámese papel.

Todos esos papelitos luego los recogemos en un solo lugar (por ejemplo yo recomendé un sobre de manila o una libreta) hasta que tengamos tiempo para verlos. Y esa es la segunda etapa del GTD.

Cada papelito, o cada pedazo de información que tengamos recolectado va a pasar por el proceso de revisión, que esencialmente consiste en examinarlo para determinar tres cosas:

  1. Qué es? Aunque parece redundante, ver cada cosa y analizar qué es, muchas veces hace falta. Hay demasiados casos de cosas que explotan inesperadamente... y resulta que el aviso estaba inmerso en una circular que se pasó una semana antes. Evidentemente si vemos la circular y contestamos que "es un papel mas", estamos mal. Si nos tomamos el tiempo para ver que es una circular que trata de X, Y, Z, vamos por buen camino.
  2. Requiere que hagamos algo? Hay cosas que son solo información, por ejemplo el folleto del carro que nos queremos comprar algún día. Y hay cosas que requieren una acción de parte nuestra, por ejemplo el recibo del agua que vence en 2 días, o la portada del informe financiero que tenemos que entregar a final de la semana. Es importante separar los "no accionables" de los "accionables".
  3. Cuál es el siguiente paso? Tenemos algo que requiere acción de parte nuestra, un "accionable". Cuál es la siguiente acción concreta que tenemos que hacer para sacarlo adelante?
Ese último punto debería ser lo más concreto posible. "Hacer una reunión" no es un paso concreto. El paso concreto puede ser elegir quiénes tienen que estar en la reunión, hacer la agenda de la reunión, buscar un lugar a donde hacerla, o incluso tomar el teléfono y llamar a cada persona para avisarles.

Por qué tanto detalle en la acción? La razón es simple: a la hora de la verdad, cuando todos están encima de uno y no hay tiempo para nada, uno no tiene tiempo de estar planeando las cosas. Y lo mejor que puede tener uno es precisamente tener una lista de pasos a seguir, que le permitan llegar a la meta. Un ejemplo concreto: los pilotos. Ellos no entrenan "al bate" para aterrizar el avión. Tienen una lista de pasos que van chequeando para aterrizar. Ellos no sacan un papel que dice "aterrizar avión", tienen una lista de 25 pasos, que si se realizan todos llevan al avión a la pista.

Así que, para las cosas "accionables", determinamos cuál es el siguiente paso que hay que llevar a cabo para completarlas.

Y qué hay de los "no accionables"? Bueno, esos generalmente caen en tres categorías:

  1. Los que nos informan de algo, y luego pierden relevancia. Esos van al basurero.
  2. Los que en este momento no son accionables, pero lo serán en el futuro cercano. Esos se archivan para encontrarlos en el momento en que los ocupemos.
  3. Los que no tienen mayor relevancia, pero podrían tenerla en un futuro. Esos se archivan como información importante.
Esa, en dos platos, es la etapa de procesar. Para cada pieza de información determinamos qué es, y si requiere o no respuesta (o acción). Si la requiere, determinamos cuál es el siguiente paso a seguir para completarla. Si no la requiere, la pasamos o al basurero o al archivo.

La colección de papeles y documentos deberíamos procesarla por lo menos una vez al día o una vez cada dos días. Ese es uno de los secretos importantes del GTD. Si continuamente estamos revisando la información que entra, y determinando qué hay que hacer con ella, no van a haber "sorpresas" que nos exploten posteriormente.