Los 4 cuadrantes

En Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva, Stephen Covey propone utilizar una metodología para priorizar las cosas que él llama Los 4 Cuadrantes. Básicamente podemos crear una matriz de 4x4, dentro de la cual podemos clasificar todas las tareas de acuerdo con su importancia y su urgencia.

Hay cosas que son urgentes y cosas que no son urgentes. De igual manera hay cosas importantes, y cosas no importantes. Si los cruzamos, obtenemos que pueden haber cosas urgentes e importantes (1), cosas no urgentes pero importantes (2), cosas urgentes pero no importantes (3), y cosas no urgentes y no importantes (4).

Evidentemente lo primero que tenemos que atender son los "incendios", que son las cosas que son urgentes e importantes. El incendio típico: hoy vence el recibo del celular y no lo he pagado. Es urgente porque el ICE no nos va a dar tiempo de pagar en unos días, y es importante porque si no pagamos, nos quedamos sin celular a media semana cuando todos nos van a estar llamando.

En el cuadrante 2 están aquellas cosas que son importantes, pero que pueden esperar. El trabajo final que se entrega en 2 semanas. El recibo que vence dentro de unos días. La reunión que tenemos que hacer en algún momento de esta semana.

Uno de los grandes problemas que tiene la gente es que suele confundir las cosas del cuadrante 3 con el cuadrante 2. En cuadrante 3 están aquellas cosas que son urgentes, pero que en realidad no son importantes. Hoy es el estreno de Watchmen, y quiero ir a verla. Urgente, pero no importante. Qué va a pasar realmente si no voy? Nada. Quiero comprar un disco en Amazon, y si lo hago hoy me ahorro $2. Urgente... pero importante? Probablemente no. Un vendedor me llama para ofrecerme una tarjeta de crédito "oferta por tiempo limitado". Urgente? Si. Importante? No.

Y es que en muchos casos el sentimiento de urgencia suele confundirse con importancia. Pero no necesariamente es así. Hay muchísimas cosas pidiendo nuestra atención, que en realidad en nada nos ayudan si las atendemos.

El secreto, según Covey, es saber identificar aquellas cosas que van en el cuadrante 2 y diferenciarlas de las que están en el cuadrante 3. Al mismo tiempo, uno debería ir sacando lo antes posible las tareas del cuadrante 1 y planificando el resto, el objetivo siendo que al final uno se mueva casi que solo en el cuadrante 2. Un objetivo ambicioso, pero que debería ser el ideal para todos.

Y qué pasa con el cuadrante 4? El cuadrante 4 resulta que tiene cosas que ni son importantes, ni son urgentes. Las que comúnmente conocemos como procrastinación, rascarse la panza, perder el tiempo, etc. El cuadrante 4 hay que evitarlo como la plaga, porque consume nuestro tiempo sin llevarnos a ninguna parte.

Aunque personalmente no soy fiel seguidor de Covey, si me gusta la idea de los 4 cuadrantes. Especialmente para los que están empezando en la administración del tiempo. Es útil poder tomar las tareas y asignarles un cuadrante, y luego simplemente atacarlas en orden de acuerdo a como las clasifiqué. Le ahorra a uno tiempo, y sobre todo, evita que uno caiga en el error de perder el tiempo.

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